Secrétaire Administratif Justice de Proximité au Tribunal Judiciaire de Pontoise H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d'application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d'analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d'un/des service(s) support(s)présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion...).

1- Direction/ Administration/ Gestion

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
- Assurer les fonctions de régisseur d'avance et de recettes
- Préparer les engagements comptables
- Saisir les commandes et suivre leur exécution
- Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
- Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
- Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
- Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d'activité

1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
- Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
- Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
- Gérer les engagements juridiques hors marché
- Créer et modifier les tiers dans Chorus
- Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord
- Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
- Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
- Gérer les constatations de service fait
- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense
- Participer à l'élaboration des demandes budgétaires
1-4 Gestion immobilière :
- Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment
- Programmer et suivre les interventions
- Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus
- Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité
- Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ
- Participer à l'analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux

1-5 Gestion des archives
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi
- Gestion du planning de service
- Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion
- Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service
- Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales
- Gestion du planning d'accueil des mairies et généalogistes
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
- Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d'externalisation des archives (SGA)

1-6 Secrétariat de direction
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
- Gérer les agendas
...

Connaissances
Connaissance de l'organisation judiciaire
Connaissance des circuits administratifs
Connaissance de la gestion immobilière et des marchés publics
Statut général de la fonction publique et des statuts particuliers
Outils bureautiques
Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Etre autonome
Faire preuve de discrétion
Avoir le sens des relations humaines
Savoir anticiper
Etre réactif et savoir prendre des initiatives
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Afficher la suite
Savoir-faire
Organiser sa charge de travail et prioriser
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser de l'outil informatique
Maîtriser des techniques de classement et d'archivage
Appliquer les textes législatifs et règlementaires

Connaissance de l'applicatif métier Ambaz