Gestionnaire Administratif et Référent Communication - Suresnes H/F - Fonction publique Territoriale

Vous assurez le suivi budgétaire et comptable, ainsi que le suivi des procédures administratives de la direction.

Vous participez à l'organisation d'événements et centralisez les éléments de communication au niveau de la Direction.

Gestion budgétaire et comptable :
Être le correspondant « Budget » et « Commande publique » de la Direction
Participer à l'élaboration du budget et effectuer sa saisie
Réaliser le suivi du budget (dépenses et recettes dont suivi des subventions)
Assurer le suivi des factures et la gestion des commandes sur SEDIT
Demander les devis et engager les dépenses

Communication / Information :
Centraliser les informations et assurer la transmission régulière des informations au Directeur
Communiquer en interne et en externe les informations liées aux activités de la Direction
Alimenter le site intranet de la Direction
Représenter la Direction aux Comités de rédaction du Suresnes MAG
Centraliser les demandes de communication des différentes unités de la Direction

Organisation d'événements :
Participer à l'organisation des cérémonies de remise des décrets de naturalisation [Cérémonie des Nouveaux Français (4 cérémonies par an)], en lien avec le Chef du service
Organiser, en lien avec la responsable de l'unité Emploi, les cérémonies de remise des Médailles du Travail (2 cérémonies par an), renseigner les salariés suresnois sur l'obtention de ces médailles et recevoir les personnes ne pouvant venir à la cérémonie pour leur remettre les médailles
Rédiger et diffuser les notes de service pour l'organisation des événements du pôle
Tenir à jour le calendrier des événements de la Direction
Participer à l'organisation logistique des événements de la Direction

Gestion administrative :
Mettre en ligne les arrêtés, décisions et délibérations sur Acropolis et suivre leur validation (Référent logiciel ACROPOLIS)
Être le référent ELISE (logiciel courrier)
Rédiger des courriers simples et mettre en ligne des courriers
Réceptionner, trier et suivre les tableaux de bord Elise des différents services
Élaborer et mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de suivi
Être le correspondant RH : réaliser et tenir à jour le planning des congés des agents du pôle
Assurer le suivi des procédures RH (procédures personnel entrant et sortant / badge / PC / téléphone / saisie sur le SIRH des absences, enfants malades, récupérations)
Être le référent Covid (commande mensuelle du matériel et distribution, élaboration des arrêtés Pass sanitaire)

Polyvalence :
Assurer l'accueil téléphonique et remplacer l'agent d'accueil du service Emploi, Développement Économique et Commerce
Répondre à des courriers administratifs simples
Effectuer du classement de dossiers
Gérer les agendas, les réservations de salle et les plannings du directeur et des cadres de la direction

Théoriques : Connaissance des techniques de secrétariat.

Techniques / Pratiques : Met en ½uvre les pratiques propres au domaine. : Utilise les logiciels de bureautique (Word, Excel et Power point), Contact, Sedit.

Aptitudes / Qualités : Sens de l'écoute et des relations humaines. Capacité à hiérarchiser les tâches et à chercher l'information, sens de la confidentialité, discrétion, diplomatie, qualités relationnelles, aptitudes à la rédaction, écoute, rapidité d'exécution.