Office Manager H/F - Exail

Exail est une entreprise industrielle de haute technologie spécialisée dans les technologies de pointe en robotique, maritime, navigation, aérospatiale et photonique.

Dotée d'une forte culture entrepreneuriale, Exail offre des performances, une fiabilité et une sécurité inégalées à ses clients civils et militaires opérant dans des environnements difficiles. Des profondeurs de la mer à l'espace, Exail étend ses capacités grâce à une gamme complète de composants, de produits et de systèmes robustes fabriqués en interne. Employant 1 500 personnes dans le monde, la société bénéficie d'une empreinte mondiale et exerce ses activités dans plus de 80 pays.

Exail est née de l'union des forces du groupe ECA et d'iXblue en 2022. C'est une filiale d'Exail Technologies, une entreprise familiale spécialisée dans la haute technologie.Rattaché(e) au responsable de site, vous aurez pour principales missions :

Accueil et logistique :
- Organisation des visites de site (workflow, accompagnement, présentation)
- Support logistique pour les formations (réservations, repas, salles)
- Organisation des déplacements des collaborateurs

Gestion des infrastructures et services généraux :
- Suivi des contrats fournisseurs (café, véhicules, etc.)
- Gestion des achats et relances fournisseurs
- Suivi des stocks et des consommables (ménage, fournitures bureaux, boissons, etc.)
- Gestion du courrier, du standard et des écrans d'accueil
- Aménagement et entretien des espaces communs (cuisine, showroom, atrium, etc.)

Communication & signalétique :
- Mise à jour de la signalétique du site
- Création de stands de présentation des ateliers (produits physiques et vidéos)
- Gestion des affichages TV et écrans d'accueil

Événementiel & coordination :
- Relais local au service marketing pour l'organisation d'événements groupe (visites clients, séminaires, conférence,)
- Organisation des événements internes : séminaires, team buildings, réunions générales des différentes activités, etc
- Suivi du budget et dépenses des moyens généraux
- Organisation des déplacements de groupes

Communication
- Relais local possible du service de communication et marketing interne
- Relais local possible avec les institutionnels du territoire au besoin

Support administratif :
- Gestion des notes de frais des moyens généraux
- Aide à la rédaction de rapports et présentations
- Récolte et transmission des heures d'astreinte au service RH (après validation)

Animation de la vie d'entreprise :
- Organisation d'événements conviviaux
- Promotion de la communication interne site

- Nous recherchons une personne dynamique, motivée, autonome et collaborative, ayant : Bac +2/3
- Excellentes compétences organisationnelles et relationnelles
- Sens du service, autonomie et proactivité
- Capacité à gérer plusieurs projets en parallèle
- Maîtrise des outils bureautiques et de communication interne
- Un sens de l'organisation à toute épreuve
- Une énergie positive et communicative
- Une vraie capacité à jongler entre les tâches
- Un goût pour le contact humain et l'amélioration continu