Assistante de Direction H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions générales et permanentes :
Ø Mission d'accueil et de gestion des rendez-vous et des réunions
· Accueil physique et téléphonique et prise des messages,
· Gestion de l'agenda du directeur et de la directrice des affaires générales
· Organisation de réunions (planification, gestion des participants, réservation de salles, aspects logistiques, préparation des dossiers et feuilles d'émargement, installation de PC et vidéoprojecteur),
· Contribution à l'organisation des événements internes (réunion de direction, COPIL...)
· Prise de note et comptes rendus de réunions.

Ø Gestion du courrier et des dossiers
· Réception du courrier destiné à la direction, enregistrement et suivi.
· Dactylographie, classement, enregistrement et envoi des courriers du directeur
· Classement, reprographie, archivage dans son domaine.

Ø Gestion de l'information et des dossiers
· Contribution, mise en forme et suivi des dossiers
· Mise à jour des données relatives à la direction (organigramme, annuaire, papier à entête, etc.)
· Assurer l'interface entre la Direction et les différents interlocuteurs (transmission de documents, informations diverses...)

Ø Gestion du secrétariat du service de sécurité anti-malveillance et du service qualité - gestion des risques des sites Corentin Celton, Broca, Vaugirard Gabriel-Pallez

Ø Gestion des commandes
· Coordination des commandes et des fournitures de bureau et autres commandes diverses.
Missions spécifiques
Ø Gestion de la garde administrative
· Assure la préparation de la garde administrative avec la diffusion des fiches de garde pour Corentin-Celton et Vaugirard, la préparation et le secrétariat de la réunion de préparation de week-end;
· En lien avec l'administrateur de garde référent, assure la gestion et la mise à jour du dossier de la garde administrative, organise les réunions des administrateurs de garde et en assure le secrétariat.

L'assistante de direction de l'hôpital Vaugirard Gabriel-Pallez assure ses missions en binôme avec l'assistante de direction de l'hôpital Corentin Celton et assure le remplacement de l'assistante de direction de l'hôpital Corentin-Celton durant ses congés.

Connaissance de l'institution et du statut de la fonction publique hospitalière.
Maîtrise des procédures.
Organisation et fonctionnement du GHU et de l'institution.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).