Agent Administratif - Secretariat de Direction - Region Ile de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la Directrice du Développement Culturel et Sportif, le titulaire du poste devra assurer les missions suivantes :

1 - Missions exercées en binôme avec l'Assistante de Direction en poste :
* Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Culture et Sports
o Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir, transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l'accueil des interlocuteurs et les orienter si besoin auprès de l'interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
* Organisation et planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Culture et Sports ;
* Gestion de l'information, classement et archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l'information ;
o Trier, classer et archiver des documents.

2 - Missions spécifiques :
* Rédaction de compte rendus des réunions
o Noter les éléments lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
* Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
o Réaliser des supports de présentation; Diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Établir des procédures/process ;
o Veiller à l'harmonisation des pratiques entre les différents pôle et services de la DCS ;
* Suivi des projets et activités de la Direction en lien étroit avec le Responsable d'Appui au pilotage et le Coordonateur
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DDCS ;
o Assurer le suivi des rapports via l'outil informatique Webdelib (validation, suivi, modification, respect des délais et circuits de procédures) ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.

* Maîtrise des principaux logiciels bureautiques (LibreOffice et Microsoft Office) ;
* Connaissance des outils métiers de la Région Réunion appréciée ;
* Connaissance des procédures administratives ;
* Rigueur et respect des règles de fonctionnement du service ;
* Savoir travailler en équipe et capacité à s'intégrer à une équipe ;
* Autonomie, motivation, envie d'apprendre sont indispensables sur ce poste ;
* Sens des relations humaines et sens du service public ;
* Gestion du stress ;
* Capacité à gérer les priorités ;
* Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.