Agent d'Accueil et Comptable - EHPAD Résidence la Parentèle H/F - Fonction publique Territoriale

Nous recherchons un agent d'accueil et de comptabilité à 100% (35h/SEM)
Lieu de travail : Etablissement d'Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes
Grade nécessaire au poste : cadre d'emploi des Adjoints administratifs territoriaux
Relation hiérarchique : direction
Relation fonctionnelle : service administratif? Responsable RH
Relations de travail : cantou, unités de vie, médecin coordonnateur, psychologue, animatrice, infirmière coordinatrice, infirmières services généraux
IFSE, titres restaurant, CNAS...

PARTIE ACCUEIL SECRETARTIAT
* Accueil
- Assurer la tenue du standard, analyser la demande, renseigner ou orienter.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Assurer l'accueil des visiteurs, les informer et les orienter.
* Secrétariat
- Réceptionner le courrier arrivé et enregistrer le courrier départ.
- Assurer le tri du courrier (établissement, résidents...).
- Suivre le registre des délibérations sur le serveur.
* Comptabilité Facturation
- Saisir les titres sur le logiciel Odyssée.
- Etablir la facturation des résidents.
- Suivre des dossiers d'aide sociale.
* Gestion des dossiers résidents
- Tenir à jour les documents types nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.
- Préparer le dossier d'entrée d'un nouveau résident et s'assurer qu'il soit correctement rempli.
- Envoyer les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document.
- Mettre à jour le répertoire téléphonique et la liste des résidents.
- Mettre à jour et assurer le suivi de tableaux de bord liés à l'activité et aux dossiers résidents.
* Activités annexes
- Régisseur.
- Assurer les travaux de classement.
- Etablir divers travaux de secrétariat général.
- Référent Mégalis (délibérations, CDD etc.).
- Gestion du suivi administratif des stagiaires.
- Gestion des clés et des badges des professionnels
Commande et gestion des fournitures administratives au trimestre
* Gestion de la paie en cas d'absence de la RRH

PARTIE COMPTABLE
* Suivre les dépenses, le contrôle et le mandatement des factures fournisseurs.
* Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures...), classer et archiver les pièces comptables.
* Préparer les mandatements, saisir les mandats.
* Assurer une veille sur les opérations comptables.
* Alerter la direction sur certaines factures si besoin.
* Fournir les informations budgétaires nécessaires à l'élaboration des documents financiers et budgétaires à la direction.
* Suivre et contrôler le budget d'exploitation et d'investissement sous la supervision de la direction.
* Suivi mensuel des données de consommations médicales et mouvements des résidents.
* Responsable des commandes et distribution des chèques restaurant.

* Qualité relationnelle lié à l'accueil.
* Sens de l'organisation et capacité d'initiatives.
* Qualité d'écoute.
* Discrétion et conscience professionnelle.
* Rigueur, méthode, sens des priorités.
* Bonne connaissance de l'environnement administratif et institutionnel.
* Maîtrise des procédures administratives et règlementaires liées au domaine d'activité.
* Pratique des techniques administratives, maîtrise des outils bureautiques Word, Excel.
* Connaissance de la comptabilité M22.