Secrétaire de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
- Lyon 3e - 69
- Fonctionnaire
- Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités
Les missions du poste
La Direction générale, la Chargée de mission partenariats, et la responsable Communication interne et externe disposent d'un secrétariat mutualisé, composé de 2 secrétaires de direction sous la tutelle de la Secrétaire générale de l'Agence technique de l'information sur l'hospitalisation -ATIH-, dont 1 poste prochainement vacant au 1er janvier 2026.
Le secrétariat de la Direction DATA -Demandes accès traitements analyse- est également assuré par le secrétariat de direction.
Un secrétariat -Intersecrétariat- est commun à l'ensemble des secrétaires de l'ATIH.
Ce binôme assure l'ensemble des activités décrites ci-dessous; une polyvalence est nécessaire afin de garantir une bonne continuité de service.
Secrétariat mutualisé : Intersecrétariat
- Accueil téléphonique : 9h00-12h30 et 13h30-17h30 et gestion du planning des permanences
- Accueil et orientation des visiteurs
- Soutien aux Moyens généraux : accueil prestataires
- Accueil des nouveaux arrivants (préparation bureau, badge...)
- Réception, distribution, archivage, envois courriers
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus de la réunion Intersecrétariat
- Rédaction des procédures (standard, courriers...)
- Relais en cas d'absence prolongée d'un secrétariat.
Secrétariat mutualisé : Direction générale, Secrétariat général, Mission partenariats, Communication, DATA Demandes accès traitements analyse
- Gestion des agendas : programmation des réunions internes et externes, planification annuelle des Comités et séminaires
- Participation au CODIR : suivi des agendas, reporting des missions Cour des comptes, IGAS, IGF, Assemblée nationale, Sénat
- Organisation logistique des réunions : invitation, suivi
- Veille et constitution des bases de données : coordonnées Instances, partenaires et contacts de l'agence
- Secrétariat des instances ATIH : Conseil d'Administration (DIR), Conseil scientifique (Chargé de mission Partenariats), Comité d'orientation(SG)
- Organisation accueil physique des instances à Paris 3 x/an
- Organisation des Séminaires du Comité de direction, d'Intersecrétariat, des services SG et DATA, et Journée plénière annuelle ATIH
- Animation des actualités d'agendas de l'espace Intranetde l'agence
- Gestion des agencements des locaux à Lyon et à Paris
- Gestion des fournisseurs, sourcing, benchmarking, synthèse, suivi budgétaire : tri sélectif, archivage/désarchivage, location de salles de réunion, mobiliers, équipements ergonomiques, fournitures de bureau, transporteurs, La Poste, imprimeurs...
- Suivi des entrées et sorties du personnel : diffusion de l'annuaire interne et du plan des locaux
- Publipostage, e-mailings (rapport d'activité, voeux, informations...)
- Création modèles de documents : fiches, comptes-rendus, courriers, mails, documents animés...
- Archivage dématérialisé des documents