Secretaire Administratif au Tribunal Judiciaire de Valence H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Missions principales :

1- Concernant les missions dans les services :
- Accueil physique et téléphonique des avocats et des justiciables et gestion de la boîte mail du service
- Saisie et analyse des dossiers
- Demande de pièces manquantes
- Demande de désignation d'auxiliaires de justice
- Édition et notification des décisions
- Suivi informatique du dossier dans l'applicatif métier
- Gestion des dossiers d'appel (copie, envoi et saisie de la décision)
- Traitement des demandes d'AFM avocats
- Classement et archivage des dossiers

2-Mission d'encadrement intermédiaire :
- Encadrement intermédiaire journalier des adjoints administratifs du service (congés, transmission des consignes, formation notamment en cas de réforme)
- Participation aux réunions de gestion du service
- Suivi des stocks, transmission des éléments statistiques
- Remontée des difficultés éventuelles et proposition de pistes d'amélioration

3- Missions d'assistant de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
- Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service

Missions annexes :
- Participation à la formation des stagiaires
- Mise à jour informatique des imprimés, des trames, des compteurs en collaboration avec ses collègues du service

Connaissances :

Circuits administratifs, environnement administratif et judiciaire
Organisation
Principes généraux relatifs à la procédure civile et la
Droit et procédure
Faire preuve de leadership
Faire preuve de diplomatie
Réactivité

Savoir-faire :

Maitriser les techniques d'accueil

Coordonner et communiquer
Savoir donner une information
Maitriser les nouvelles technologies et outils bureautiques
Maitriser les techniques de classement et archivage
Travailler en équipe
Organiser sa charge de travail
Afficher la suite
Savoir-être :

Faire preuve de discrétion
Faire preuve de rigueur, avoir le sens de l'organisation

Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence
Faire preuve d'autorité
Avoir l'esprit d'équipe