Assistant de Direction Dgrh Service E H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

En votre qualité d'assistant(e) de direction, vous êtes placé(e) auprès de la cheffe de service en charge de l'appui au pilotage et des ressources.

Vos fonctions sont les suivantes :

1) Assister la cheffe de service dans l'organisation quotidienne du travail :
- Gérer l'agenda, contrôler les échéances;
- Assurer l'organisation, la prise de RDV, la préparation et le suivi des réunions en présentiel ou en distanciel;
- Assurer la vérification, le suivi et l'orientation des parapheurs et documents présentés à la cheffe de service.

2) Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur :
- Assurer le lien avec les autres secrétariats, de la direction générale, le secrétariat particulier du directeur général, les secrétariats des cabinets ministériels;
- Gérer les messageries fonctionnelles (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses).

3) Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier :
- Enregistrer sur le logiciel, les courriers adressés à la cheffe de service par les cabinets, le bureau des cabinets, les autres directions et les correspondants extérieurs.

4) Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion
- Elaborer des tableaux de suivi de l'activité

5) Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels :
- Organiser les déplacements de la cheffe de service
- Saisir et suivre les ordres de mission pour les déplacements des agents du service sur l'applicatif chorus DT
- Gérer les fournitures et les commandes

Au-delà des activités décrites ci-dessus, il peut vous être confié(e) la rédaction de notes et courriers, l'étude et la gestion de certains dossiers.

Vous travaillez en étroite relation avec les autres chefs de service, sous-directeurs et leurs assistants, les chargés de mission, les chefs de département de la direction générale, les membres des cabinets des ministres, les interlocuteurs des autres directions, ministères et des services du Premier Ministre.

CONNAISSANCES :
- Une bonne connaissance de base de l'environnement ministériel (services centraux et déconcentrés) est souhaitée.

COMPETENCES :
- Ce poste conviendrait à un agent ayant une expérience confirmée dans le métier d'assistant(e) de direction et disposant d'un intérêt particulier pour les thématiques du secteur des RH

SAVOIR-FAIRE
- Bien maîtriser les techniques et outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Afficher la suite
- Savoir apprécier, hiérarchiser et gérer les besoins et les urgences
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Savoir planifier et respecter les délais

SAVOIR-ETRE
- Rigueur et sens de l'organisation
- Grande discrétion professionnelle
- Sens des priorités
- Réactivité, anticipation et adaptabilité
- Goût pour les relations humaines, bonne qualité relationnelle
- Sens du travail en équipe
- Savoir communiquer clairement à l'oral et à l'écrit

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