Agent Accueil et Administratif H/F - Mairie Maxeville

La Mairie de Maxéville recherche un(e) agent d'accueil et de secrétariat au sein de la Maison du Lien de la Solidarité et du Relais Social Emploi dans le quartier du Champ-le-Boeuf.

Poste : Agent administratif-secrétariat-accueil du pôle Solidarité

Sous la responsabilité de la responsable du service Administratif-Secrétariat-Accueil du pôle Solidarité, l'agent assurera des activités de secrétariat ainsi que l'accueil physique et téléphonique du public dans la Maison du Lien de la Solidarité et le Relais Social Emploi du quartier du Champ-le-Boeuf. Il participera à l'accompagnement des usagers vers l'autonomie des démarches administratives.

Missions principales :

Suivi des dossiers en cours sous la supervision de l'assistante de Pôle,
Saisie et mise en forme de courriers, documents divers,
Tri, classement et archivage de documents,
Aide à la collecte et saisie de données/statistiques,
Préparation de l'ordre du jour et des réunions de la Commission Communale Solidarité et du Conseil d'Administration du CCAS,
Suivi des stocks et commandes des Épiceries Solidaires,
Gestion des répertoires et traitement statistique des demandeurs d'emploi,
Préparation des envois en grand nombre et suivi financier des demandes de subventions.
Missions complémentaires en cas d'absence d'un agent d'accueil :

Accueillir le public physiquement et téléphoniquement,
Identifier et qualifier les demandes et les diriger vers les professionnels concernés,
Accompagner les usagers dans leurs démarches administratives,
Encaisser les participations aux épiceries/cité pass/melodie pass/mise à jour logiciel,
Créer et enregistrer les dossiers de demande d'aide,
Réserver les salles de réunion et prendre les inscriptions aux activités de la ville

Profil recherché :

Connaissances des collectivités territoriales et des politiques de Solidarité,
Compétences techniques en secrétariat et recherche documentaire,
Capacité à rédiger et mettre en forme des documents,
Discrétion, diplomatie, respect de la confidentialité,
Aptitude à l'écoute, notions de communication orale et écrite,
Travail en équipe, initiative, adaptabilité, réactivité,
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint),

Les candidatures peuvent parvenir jusqu'au 31 août 2025.

La date de recrutement est le 22/09/2025

Experience : 1 An(s) - ou dilplome

Compétences : Organisation du système sanitaire et social, Animer, coordonner une équipe, Guider, accompagner une personne ou une famille dans ses démarches, Informer, conseiller le patient ou la personne accompagnée dans la gestion de son environnement, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Orienter une personne vers des partenaires relais, Réceptionner l'appel téléphonique de personnes en détresse, de victimes... et leur proposer une écoute, Accueillir, orienter, renseigner un public, Evaluer régulièrement les besoins de la personne ou de la famille, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public, Être à l'écoute, discret, patient, diplomate, Rédiger, mettre en page doc papier ou électronique, Respecter la confidentialité, Travailler en équipe et en partenariat, Adapter son discours selon les interlocuteurs, Base de la communication orale et écrite

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.