Assistant - Assistante de Direction H/F - Pôle Emploi

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Secteur et par délégation des Chefs de Service vous :
- Assurez l'accueil physique et téléphonique du site
- Réalisez les tâches de secrétariat dans sa globalité
- Gérez les dossiers administratifs des résidents et des professionnels
- Participez à la bonne communication au sein de la structure
- Incarnez un rôle "ressource" auprès des représentants légaux
- Etes en appui organisationnel pour le fonctionnement de l'établissement
* activités en lien avec les résidents et leurs familles :
- Suivi des dossiers d'admission et de la liste d'attente - gestion administrative des dossiers des résidents (format papier et informatisé) - suivi et mise à jour des dossiers - aide aux démarches administratives...
* activités en lien avec le fonctionnement de l'établissement :
- Accueil physique ou téléphonique du site (régule les priorités) - gestion des courriers, des saisies informatiques, des mails - commande des repas et des denrées annexes - commande et gestion des stocks des fournitures de bureau...
* activités en lien avec les professionnels :
- Gestion des dossiers administratifs du personnel - suivi médecine du travail - suivi administratif des stagiaires - tenue à jour des tableaux de bord RH (ANAP)
* activités en lien avec l'équipe de direction :
- Organisation des sessions de recrutement - préparation de l'info hebdo (outil de communication interne) - réalisation de précontrats et déclarations à l'URSSAF, en lien avec l'équipe de direction - réalisation de comptes rendus de réunions
poste à pourvoir à compter du 25 aout - possibilité de prolongation du contrat

Experience : 1 An(s) - comme assistante de direction

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Relayer de l'information, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Pack Office

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).