Assistant de Dispositif H/F - Greta-Cfa Alpes Provence

Le GRETA CFA Alpes Provence, recherche pour son antenne de Manosque, un(e) Assistant(e) de dispositif à 60%.

Mission principale
- Assurer le déroulement administratif des formations réalisées
- Communiquer efficacement efficacement avec les différents partenaires et acteurs
du GRETA-CFA

Accueil :
- Accueillir et renseigner le public
- Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs demandés

Communication :
- Participer à la communication interne et externe : diffuser, recevoir et exploiter les informations en lien avec l'activité et/ou la structure

Gestion administrative :
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Produire des documents écrits (courriers, dossiers, attestations)
- Gérer les dossiers d'inscription
- Gérer administrativement les concours d'entrée en formation
- Mettre en place pour chaque stagiaire entrant en formation un dossier suivant la check list validée par la commission qualité ;
- Gérer les dossiers de rémunération, dossiers d'indemnité régionale...
- Élaborer les feuilles d'émargements individuelles ou de groupes
- Produire et délivrer les attestations stagiaires : entrée, fin de formation, bilan, etc.
- Élaborer les feuilles d'émargements et gérer les présences stagiaires en assurant les déclarations afférentes (DOCAPOST, KAIROS, SAFRAN, EASY - ENT, YPAREO) ;
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (absences, problème de rémunération, etc.) y compris durant les stages (conventions, présences) ;
- Aider à la gestion administrative des livrets stagiaires, livrets d'examen, inscription aux examens
- Renseigner les documents utilisés par le service (formulaires, tableaux de bord)
- Saisir dans le logiciel PROGRE les données suivant les indications fournies
- Saisir dans les logiciels utilisés au sein du service les données selon les indications fournies (citer les logiciels)
- Classer et archiver les documents papiers et dématérialisés
- Participer aux Commissions d'Accès à la Formation.
- Saisir les inscriptions aux examens et envoyer des bordereaux de notes en lien avec le coordonnateur.

Gestion logistique :
- Participer à l'organisation des réunions et à l'accueil des participants, à la gestion des plannings des salles
- Préparer les dossiers selon les consignes fournies (reprographie, pochettes...)

Démarche qualité
- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité au sein du service
- Proposer des améliorations

Bac +2 en gestion /administration
Connaissance du monde de la formation professionnelle serait un plus
Maîtrise Word/Excel

Compétences et connaissances :
Rigueur
Organisation
Capacité d'anticipation
Autonomie
Reporting
Capacités relationnelles
Travail en équipe
Esprit positif et constructif
Orienté solution

** Contrat en CDD du 01/09/2025 au 31/08/2026 **

Quotité 60% soit 21h/ semaine

Experience : 2 An(s)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.