AgenT - Agente d'Accueil en Irts H/F - Pôle Emploi

L'IRDTS Guyane, établissement sous statut associatif dispensant des formations initiales et continues en travail social, recrute un (e) Agent(e) d'accueil en CDI à temps complet.
Votre serez chargé(e) d'effectuer les tâches suivantes :
Accueil physique du public interne et externe :
* Accueillir avec amabilité les visiteurs (fournisseurs, prestataires, étudiants, professeurs, représentants institutionnels et intervenants internes de l'IRTS.)
* Contrôler l'accès à l'établissement.
* Vérifier l'identité et enregistrer les visiteurs de l'IRTS.
* Identifier et filtrer leurs demandes.
* Orienter les visiteurs, usagers et intervenants internes de l'IRTS.
* Faire patienter les visiteurs, usagers et intervenants internes de l'IRTS avant leur prise en charge par leur interlocuteur idoine à l'IRTS.
* Guider les visiteurs dans les locaux de l'IRTS.

Gestion des appels téléphoniques :
* Utiliser le matériel mis à disposition (casque, écran, logiciels.)
* Répondre aux appels téléphoniques, identifier l'appelant, qualifier et transférer l'appel.
* Orienter efficacement vers les interlocuteurs internes tout appel.
* Accueil téléphonique, enregistrements et transmission des messages téléphoniques.

Tâches administratives :
* Se tenir informé de l'actualité des différentes activités de l'IRTS.
* Réaliser des travaux de reprographie, reliures, mise sous pli.
* Frappe de courriers, prise de notes, rapports.
* Respecter la confidentialité des documents à traiter.
* Actualiser des fichiers de noms (étudiants, fournisseurs, usagers.)
* Organiser son travail selon les consignes.
* Assistance de l'équipe administrative sur l'affranchissement et la réception du courrier.

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, progiciel de gestion-AURION)
Autonomie, capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, rigueur
Bonne connaissance de l'organisation et de la planification des formations
Sens de l'organisation, respect des délais, sens des priorités
Très bonne communication écrite et orale
Aisance dans les relations professionnelles avec des interlocuteurs divers
Esprit d'initiative, anticipation, capacité à s'adapter, qualités relationnelles, sens de l'accueil
Confidentialité, discrétion, loyauté
Capacité à faire face aux situations imprévues et en urgence

Ce que nous offrons :
- Salaire statut non cadre et congés selon convention collective 66, Tickets restaurant
- Un milieu de travail dynamique et stimulant
- Type d'emploi : Temps plein, CDI
C.V. et lettre de motivation à adresser à : ****@****.**

Experience : 3 An(s)

Compétences : Logiciel de traitement de texte, Méthode de classement et d'archivage, Principes de la relation client, Techniques de gestion du stress, Techniques de présentation professionnelle, Techniques de prise de notes, Utilisation de logiciels de tableur, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Assurer la confidentialité des informations, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Fournir des informations générales sur l'entreprise, Garantir un suivi administratif, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Maintenir une communication claire et professionnelle, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, Surveiller les systèmes de sécurité de l'entrée

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.