Assistant Administrative en Centre de Formation H/F - Iffen Association

Vous travaillerez pour un centre de formation qui propose des formations dans le secteur de l'énergétique. Rattaché(e) au chef de projets, votre rôle consistera à l'accompagner dans les différentes phases de développement d'un projet dans le secteur de la formation en énergétique :

* Gèrer administrativement les bénéficiaires de services et les stagiaires en formation :
- Assurer l'ensemble des actes de gestion administrative des publics bénéficiaires de prestations et de formation : de l'inscription et la convocation jusqu'au terme de leur parcours, les entrées dans les parcours et les formations (pré-accueil et accueil, constitution des dossiers administratifs)
- Le suivi du parcours ou des formations (recueil et transmission des justificatifs, prise en compte des aléas)
- Les sorties (transmission des pièces justificatives aux stagiaires)
- Assure la traçabilité de l'activité (enregistrement dans les SI internes /externes et les reporting correspondants)
- Contribue à la constitution de jurys, à leur convocation et assure le suivi pour leur rémunération

* En charge du recrutement des stagiaires et de l'accès des bénéficiaires aux services du centre
- Accueille en lien avec ses activités, les publics et les partenaires ;
- Répond à leur demande en leur apportant une première information et en leur indiquant si nécessaire le contact, ou la marche à suivre à l'interne voire à l'externe, pour compléter leurs démarches ;
- Renseigne et aide les publics dans leur choix de formation, leurs droits à la formation et leurs besoins de services (en direct, contacts téléphoniques, mél.) ;
- Participe à la planification et la mise en oeuvre des actions de recrutement - Anime des informations collectives ;
- Réalise des actions de promotion de l'offre et de recherche de candidats pour optimiser l'occupation des places de formation et les dispositifs ;
- Participe aux salons, journées portes ouvertes, opérations de sourcing recrutement.

*En charge de la commercialisation des produits, participation au développement du centre ou de son secteur d'intervention
- Gère un fichier clients, envoie des mailings, favorise la qualification et la transformation des contacts en clients, réalise des ventes (CPF, AIF.)
- Oriente les clients ou prospects vers les équipes commerciales en fonction de leur demande ;
- Constitue des dossiers de formation, établit un calendrier de formation dans le cadre d'un dossier de financement ou d'un CPF
- Conseille et aide les publics à constituer un dossier de financement ; Met en oeuvre les co-financements appropriés, établit les devis et conventions dans les SI internes et externes.

Aptitudes personnelles : sens du relationnel - Réactivité- Diplomatie - Organisation / Méthode / Rigueur- Qualité relationnelle- Discrétion et confidentialité

Experience : 1 An(s) - dans le domaine de la formation

Compétences : Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.