Gestionnaire de Site et de Département H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e Gestionnaire de site et de département au sein de l'IUT de Charleville-Mézières.

Sous l'autorité du Chef des Services Administratifs de l'IUT et en lien étroit avec la direction du département, vous assurez des missions de gestion du site, de secrétariat administratif, ainsi que de secrétariat pédagogique au sein du département.

Gestion du site

Gérer les accès aux locaux (clés, système Salto)
Etablir les déclarations d'accidents du travail pour l'ensemble des personnels du site (enseignants et BIATSS)
Transmettre les devis au service financier de l'IUT
Suivre et coordonner l'entretien des locaux (agent d'entretien et prestataires extérieurs)
Organiser les réceptions, événements et manifestations du site
Assurer un reporting régulier auprès du Chef des Services Administratifs

Secrétariat du département

Assurer l'accueil physique et téléphonique du département
Gérer l'agenda de la direction et organiser les réunions
Traiter le courrier et les courriels, gérer l'affichage, classer les documents
Rédiger les convocations et comptes rendus de réunions
Participer aux réunions institutionnelles (prise de notes, rédaction de PV)

Secrétaire pédagogique

Contribuer à la création et au suivi des emplois du temps
Suivre la situation administrative des vacataires en lien avec le service RH
Rédiger et transmettre les convocations pour les différentes réunions
Suivre la saisie des notes et organiser les pré-jurys
Éditer et transmettre les bulletins et diplômes

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Université et plus particulièrement de l'IUT;
- Connaître le fonctionnement de l'alternance et ses acteurs.
- Avoir le sens du service public, faire preuve de discrétion, respecter le devoir de réserve, le respect de la hiérarchie, savoir travailler en équipe, être disponible, gérer son stress.