Secrétaire de Direction H/F - Pôle Emploi

Assiste le directeur de l'INJS dans l'organisation quotidienne de son travail, assure l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Activités principales (7) :
- Assurer les fonctions de secrétaire de direction
- Gestion et sécurisation, pour le compte du directeur (accessoirement de l'équipe de direction), de l'organisation quotidienne de son travail
- Prise en charge des aspects logistiques de la fonction de direction :
- Gestion du planning du directeur, de son agenda, de ses déplacements et de l'organisation des réunions
- Assistance à la préparation des réunions de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Liaisons avec l'interne et l'externe (coordinateur entre la direction, les professionnels, les usagers, les acteurs institutionnels et les partenaires extérieurs)
- Traitement de l'information et réponse de premier niveau avec constitution de fonds de dossiers, rédaction des projets, de courriers et de comptes rendus
- Classement et archivage de documents (plan de classement)
- Traitement des dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées (signalement)
Activités annexes (7) :
- Gestion du planning collectif
- Organisation et préparation des instances de l'INJS : CA-CVS-CSA
- Classement et archivage des PV d'instances et délibérations du CA
- Centralisation de toutes les conventions cadre de partenariat, de collaboration et d'occupation des locaux.
Temps plein
Rémunération contractuels selon grille de la fonction publique de secrétaire administratif
Selon profil et expérience

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.