Adjoint - Adjointe de Direction H/F - Ovelia 80

Créée en juin 2010 par deux co-fondateurs, la société Ovelia est depuis 2014 la structure d'exploitation de résidences seniors de VINCI Immobilier. L'état d'esprit familial et la volonté de contribuer activement au mieux-vieillir des seniors en France constituent, depuis sa création, l'ADN et la raison d'être d'Ovelia.
Notre métier est une véritable vocation : penser, concevoir, développer et gérer des lieux de vie qui répondent parfaitement aux attentes et besoins actuels des seniors. Nous proposons des résidences où les seniors, autonomes et indépendants, se sentent chez eux, dans des appartements confortables et équipés, bénéficiant d'un cadre de vie simplifié pour leur quotidien.

Ovelia c'est :
- Un rythme d'ouverture continu de 6 à 10 résidences par an
- Acteur majeur et reconnu sur le marché des résidences seniors en France

OVELIA recherche un(e) Adjoint(e) de Direction pour rejoindre notre équipe en CDD.

Vous assistez la directrice de la résidence dans l'ensemble de ses missions. Vous êtes garant du bon déroulement de la résidence en l'absence de la direction du site, êtes en soutien auprès des assistantes administratives mais aussi l'interlocutrice privilégiée auprès de nos résidents.

Gestion de la résidence :
- Gestion des plannings avec les auxiliaires de vie et suivi des nouvelles demandes : devis, avenants, contrats, planification de ces prestations.,
- Suivi des Evaluations Globales et Individuelles des Besoins (EGIB),
- Garant(e) du suivi au quotidien des inscriptions au restaurant,
- Etablissement des états des lieux entrants et sortants, suivi des impayés, gestion des séjours découvertes,
- Accueil physique et téléphonique,
- Animation : Organisation et réalisations des animations, rédaction du planning

Gestion administrative :
- Réalisation et contrôle de la facturation mensuelle : saisie et mise à jour des tableaux, suivi individuel des éléments préalables à la facturation, enregistrement des devis, bon de livraison, déclarations administratives.
- Suivi et contrôle des intervenants extérieurs (coiffeurs, animateurs.)
- Relai auprès du service RH, en cas d'absence du Directeur de Résidence : transmissions d'arrêts maladies, accident du travail, absences, préparation des éléments variables de paie.
- Organisation et suivi des visites médicales
- Assistance administrative : suivi tableaux de bord, création et gestion des affichages, saisie informatique.

Pour le bon fonctionnement de la résidence, un week-end sur deux travaillé et des astreintes sont à prévoir afin d'assurer la continuité de services.

Votre profil :
Titulaire d'un Bac +2 minimum en assistanat de direction ou en management des organisations, vous avez une expérience confirmée sur un poste similaire.

Formation SST appréciée.
Poste à pourvoir à compter de mi-novembre 2025.

Vous savez vous positionner en référent(e) tout en ayant un bon sens relationnel et faisant preuve d'initiative.
Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation et votre discrétion ?

Experience : 6 Mois

Compétences : Développer et fidéliser la relation client, Assurer une communication efficace entre les équipes, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Maintenir un haut niveau de service client

Langues : Français souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Hébergement social pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.