Assistant - Assistante de Direction H/F - Ligue Enseignement 31

Mouvement laïque d'éducation populaire, la Ligue de l'enseignement propose des activités éducatives, culturelles, sportives et de loisirs.
Elle regroupe, à travers 103 fédérations départementales, près de 30 000 associations locales présentes dans 24 000 communes et représentant 1,6 million d'adhérents.
Elle oeuvre principalement dans quatre champs d'action : l'éducation et la formation, la culture, les vacances et loisirs éducatifs, le sport pour tous.Missions générales :

Placé(e) sous l'autorité du Secrétaire Général et du Directeur des Services, le(la) salarié(e) aura pour missions d'assister la Direction dans la gestion de ses activités quotidiennes.

Activités et tâches :

- Assister le Secrétaire Général et le Directeur des Services afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, services généraux, organisation de la documentation, suivi administratif des organes de gouvernance : bureau, CA, AG)

- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

- Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, lien fournisseurs / partenaires, politique d'achat, suivi de dossiers de subventions et des relations institutionnelles, gestion administrative et logistique pour les services, gestion de la flotte automobile.) ou d'événements spécifiques (organisation de séminaires,.)

Savoir-faire :

- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur.)
- Techniques de secrétariat (organisation de rendez-vous, réunions, planning, filtre des appels, gestion des déplacements.)
- Normes rédactionnelles (courriers, rapports, notes, instruction et suivi de dossiers.)
- Méthodes de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de note
- Sens commercial, capacité de négociation
- Maîtrise des outils de communication numérique et graphique
- Excellentes compétences en communication et service client

Savoir-être :

- Polyvalence
- Rigueur
- Méthodique
- Réactivité
- Ponctualité
- Faire preuve de flexibilité
- Respecter la totale confidentialité des données et informations
- Respecter l'éthique de l'association

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Inspirer, donner du sens : Capacité à transmettre un message afin de susciter la réflexion et guider l'action.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.