Gestionnaire de l'Offre de Formation Ifsi H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions du poste

Le département de l'UFR3S accueille chaque année près de 12 000 étudiants en médecine et professions paramédicales.Le service des études et de la formation initiale est composé de 40 personnes
Le secrétariat des formations sanitaires est un des 15 secrétariats du service scolarité du département de médecine. Les
formations dont aura la charge le/la gestionnaire sont : les infirmiers, les infirmiers anesthésistes (IADE), les infirmiers en pratique
avancée (IPA), les infirmiers de bloc opératoire (IBODE) et le DU Tremplin - parcours IFSI pour un total de 3230 étudiants.
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable adjointe des 2èmes et 3èmes années de médecine et des formations
sanitaires, le/la gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique. Il/elle exécute un ensemble
d'actes administratifs et de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement. Il/elle
recueille, traite et facilite la circulation de l'information au sein du service.

Activités principales et associées
- Informer et accompagner les étudiants des années d'études concernées, assurer le suivi administratif des
cohortes.
- Organisation des pré-rentrées
- Accueillir et renseigner le public (étudiants, enseignants, extérieurs...)
- Gérer les emplois du temps : programmation, réservation de salles, mise à jour...
- Organiser les examens : sollicitation des enseignants, mise en forme des sujets, préparation des épreuves écrites,

suivi du calendrier, gestion logistique, préparation des listes d'émargements, convocations des étudiants et des enseignants
- Organiser les corrections et les consultions de copies
- Saisies des notes
- Organiser et participer aux délibérations de jury
- Appliquer la réglementation du domaine d'activité
- Classer et archiver les documents (dossier de l'étudiant, PV de jury...)
- Créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord
- Suivi et diplomation des étudiants des formations universitarisées
- Etablissement de la facturation affairant aux formations universitarisées
- Etablissement des conventions de stage et de leur suivi
- Organisation des soutenances de stages et de mémoire
- Préparation et/ou participation aux grands événements du service scolarité : examens, organisation des cérémonies de diplômes etc.

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
- Maîtrise des règles et des techniques de secrétariat et de gestion administrative
- Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage

Savoir-faire opérationnels
Afficher la suite
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir respecter les délais
- Capacité d'organisation
- Alerter en cas de difficultés
- Collaborer aux activités du service
- Appliquer la réglementation et respecter les procédures
- Respecter la confidentialité des données
- Faire preuve d'organisation, d'anticipation et de réactivité
- Travailler dans des délais contraints

Savoir-faire comportementaux
- Avoir le sens du service public
- Discrétion professionnelle
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
- Travail en équipe et en partenariat avec les interlocuteurs internes et externes

Domaines de formation et expériences souhaitables

Formation liée au domaine administratif
Appétence pour l'outil informatique
Débutant accepté
Maîtrise du PAC office