Assistant·e de la Sous-Direction H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Vous assurez au quotidien le secrétariat du sous-directeur de l'économie et de l'évaluation et de son adjoint.e, ainsi que les fonctions d'assistance pour l'ensemble des agents de la sous-direction :

Pour le sous-directeur et son adjoint ou adjointe :
- Gérer l'agenda et le courrier
- Assurer l'accueil des personnes ayant rendez-vous ou pour les réunions
- Appui pour l'organisation de réunions et séminaires (réservations de salles, mise en place de la visio-conférence le cas échéant)

Pour l'ensemble des agents de la sous-direction
- Assurer la mise en forme de courriers, de notes ou de diaporamas
- Assurer le suivi et l'archivage des notes (notamment via le parapheur électronique)
- Assurer le classement du courrier
- Gestion des frais de déplacement et de représentation
- Préparation des déplacements (réservation des transports, hébergement)
- Suivi des stocks de fournitures de bureautique et des commandes associées
- Accompagnement du recrutement (formalités administratives) et accueil des nouveaux arrivants

Vous serez amené à assister les agents dans l'organisation d'événements internes ou externes, tels que des séminaires et des moments de convivialité.

Les assistants et assistantes du service fonctionnent d'ores et déjà ensemble afin de pouvoir assurer une suppléance en cas d'absence (congés, télétravail, etc.). Chacun disposant par ailleurs d'une expertise spécifique pour les dossiers complexes (déplacements, visio-conférences, recrutement et accueil, etc.).

Afin de renforcer le collectif de travail, une réflexion est engagée afin de constituer formellement un pôle d'assistance rattaché au niveau du service, qui rassemblerait l'ensemble des assistants et assistantes du service.

Compétences techniques :

Bonne maîtrise des outils bureautique et des logiciels spécifiques (parapheur électronique, self-agent, outils de réservation de déplacements, etc.).

Compétences transversales :

Réactivité, discrétion, rigueur, sens de l'organisation, capacité à répondre à des sollicitations nombreuses et variées sous contrainte de délai, capacité d'adaptation, aptitude à prioriser.

Compétences relationnelles :

Esprit d'équipe. Sens de l'écoute et du service public. Bon relationnel avec un grand nombre de personnes.