Assistant de Direction Générale - Conseil Départemental des Pyrénées-Atlantiques H/F - Fonction publique Territoriale

Apporte une aide permanente aux responsables de la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et suivi des dossiers ;
Assure les tâches quotidiennes de secrétariat ;
Assure le fonctionnement d'une régie déplacement ;
Respecte les impératifs de confidentialité et de secret professionnel.

1 - Secrétariat de direction : Missions traditionnelles d'un(e) assistant(e) de direction
Gérer les agendas de la Direction (DGA et adjoints).
Programmer et organiser techniquement les réunions.
Assurer l'interface entre les interlocuteurs externes et les agents de la direction :
- Accueil physique et téléphonique (orientation),
- Renseignements téléphoniques,
- Planification des rendez-vous,
Réceptionner, enregistrer suivre et distribuer le courrier des services
Gérer le courrier par AIRS courrier.
Enregistrer et suivre les parapheurs des services de la Direction.
Classer, gérer, suivre, documenter et archiver les dossiers de la Direction.
Suivre les demandes faites par la Présidence et par le Directeur général des services.
Rédiger des notes et courriers administratifs.
Contrôler les courriers des directions avant signature

2 - Régie déplacement :
Réserver hôtels et de moyens de déplacements pour les agents du Département en mission ou pour des usagers pris en charge par la DGASH ;
Gérer la régie

Diplômes ou qualifications requises :
Niveau V demandé (Bac +2)
Permis B

Expérience attendue :
Expérience sur poste similaire appréciée

SAVOIR :
Connaissance de l'environnement territorial, du fonctionnement et processus de décision de l'Institution départementale,
Connaissance de l'organisation et des organigrammes de la collectivité

SAVOIR-FAIRE :
Savoir mettre en ½uvre les techniques d'accueil de face à face et téléphonique.
Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Octime...)
Maîtriser les outils de communication (standard téléphonique, internet, agenda...).
Utiliser les méthodes de classement et d'organisation pour faciliter l'accessibilité des dossiers.
Maîtriser les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée...)

SAVOIR-ETRE :
Posséder des qualités relationnelles : capacité d'écoute, de dialogue.
Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
Savoir travailler sous délégation et rendre compte à son supérieur.
Savoir prioriser les demandes.
Faire preuve de réactivité, de motivation, de disponibilité.
Être autonome dans l'organisation de son travail.
Être rigoureux et méthodique.
Avoir le sens du contact avec le public.
Respecter la confidentialité.