Office Manager H/F - Pôle Emploi

Au sein de l'entreprise, l'office manager a un véritable rôle de coordinateur entre la Direction et l'ensemble des salariés. Ses tâches sont nombreuses et très diversifiées. Sa mission essentielle est d'assister le dirigeant et de le décharger de certaines de ses fonctions.
Il est, en particulier, chargé de la gestion des opérations administratives et de la transmission des informations entre la direction et ses différents interlocuteurs internes (personnel, services...) et externes (clients, fourniseurs, banques...).
Acteur incontournable de la coordination de l'entreprise, l'Office manager devra déployer une large palette de soft skills telles que :
* Bonne organisation : pour pouvoir gérer la multitude de missions confiées
* Sens de la confidentialité : pour préserver la confidentialité des données sensibles auxquelles il aura accès dans le cadre de ses missions
* Gestion des priorités : pour mener à bien des missions à la nature diverse
* Aisance relationnelle et sens de la communication : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs de tous niveaux mais aussi pour pouvoir manager les équipes du pôle assistanat
* Capacité à résoudre des problèmes complexes : pour dénouer les éventuels problèmes en toute autonomie.

Au-delà de ces compétences personnelles, l'Office manager devra bien évidemment maîtriser les différentes applications bureautiques telles que Office 365, SharePoint, Teams, Zoom...etc., et avoir des connaissances en finance et gestion administrative.

Experience : 8 An(s)

Compétences : Droit du travail, Gestion administrative du courrier, Législation sociale, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Animer, coordonner une équipe, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Collecter et analyser des données, des informations, Mettre à jour un dossier, une base de données, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Location et location-bail de machines et équipements pour la construction

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.