Secrétaire Médical - Pui H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDService d'affectationPharmacie à Usage IntérieurPrésentation du service
La Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) de Bicêtre comprend différents secteurs :
- Gestion des produits de santé : dispositifs médicaux DM et médicaments
- Production : pharmacotechnie, stérilisation, radiopharmacie
- Pharmacie clinique
- Recherche en anti infectieux et HTPA

Poste à pourvoir le 01/10/2025
Vos missions
Accueillir les personnes entrant de la pharmacie

Accueillir le nouveau personnel et les visiteurs

Fournir des informations de base et orienter les visiteurs

Gérer la permanence téléphonique

Répondre aux appels entrants de manière professionnelle

Transmettre les messages aux personnes appropriées

Gérer les Agendas et Plannings du Personnel Médical

Coordonner les rendez-vous et les réunions

Veiller à la disponibilité et à l'optimisation des plannings du PM

Rédiger, envoyer, distribuer et assurer la traçabilité des courriers

Maintenir une communication fluide avec les services

Gérer le système documentaire et le suivi des actions d'archivage

Mettre en forme, enregistrer et mettre à jour les documents

Assurer le suivi, l'archivage et la traçabilité des dossiers de la pharmacie

Coordonner les actions liées à l'archivage pour garantir un accès rapide et efficace aux documents

Participer à la gestion du projet de service

Apporter un soutien administratif dans la réalisation des projets

Organiser et participer aux réunions

Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser

Assurer le suivi des décisions prises en réunion

Gérer les commandes bureautiques

Coordonner les interventions techniques en cas de panne

Distribuer et gérer les badges d'accès, les codes d'ordinateurs et les accès véhicules

Réalisation de tâches ponctuelles à la demande de l'encadrement

La fiche de poste est réajustable au regard des projets de services et/ou institutionnels
Profil recherché
Formations et/ou qualifications requises :
- Diplôme de secrétaire médical

Connaissances particulières :
- Utiliser les outils bureautiques
- Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
- Renseigner ses interlocuteurs
- Maîtriser la prise de notes
- S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires
- Connaître la terminologie médicale
- Avoir une bonne orthographe

Formations et/ou qualifications requises :
- Baccalauréat sciences médico-sociales
- Diplôme de secrétariat médico-social
- Bonne dactylographie

Qualités professionnelles requises :
- Bureautique
- Vocabulaire médical
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Droit des patients
- Techniques d'accueil téléphonique
- Techniques des communications
- Droit hospitalier
- Internet/intranet
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travailAmplitude d'ouverture du service 08h30 - 17h00TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HPAvantages liés au statut et à la fonction : Prime de service pour les nouveaux stagiaires et titulaires (versée en 2 fois en juin et décembre dès la 1e année) Aide à l'installation et au logement : Aide à l'installation (jusqu'à 1000 € versés par l'AGOSPAP sous conditions de ressources) pour les titulaires et CDD sur poste permanent Possibilité de logement à tarif préférentiel pour les titulaires Avantages sociaux : Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux Place en crèche selon disponibilités Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos Chèques emploi-service CESU AP-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfant(s) à charge Accès à une offre de formation
Description de l'hôpitalSitué au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares.Référence de l'offre2025-17380