Assistant - Assistante de Gestion d'Entreprise H/F - Vitanim

Sur l'aspect global (Liste non exhaustive)
Accueil physique, téléphonique et mailing
Gestion des inscriptions (à l'année, en stages...) et des absences
Gestion des réservations des
anniversaires (dates, conventions, acomptes...)
Réalisation de factures et avoirs
Réalisation d'un grand nombre de visuels pour différentes annonces Gestion des publications réseaux sociaux (Facebook et Instagram) Gestion de Cirkus : logiciel utilisé pour la plupart des inscriptions
Recherche de financements pour la Formation Professionnelle

Sur l'aspect événementiel
Festival Courts-CIRCuits de Vitanim
(Liste non exhaustive)

Démarchage de différentes structures (médias,
hébergements...)
Communication avec les
différentes compagnies et autres interlocuteurs liés à l'événement Réalisation de visuels
(programmes, affiches, flyers...)
Commande-s des supports de communication réalisés
Mise en place et gestion de la
billetterie en ligne + gestion des inscriptions globales
Gestion des inscriptions et devis des centres aérés

Experience : 2 An(s)

Compétences : Classement, archivage, Démarche qualité, Gestion administrative, Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Optimisation des processus, Organisation d'événements professionnels, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Améliorer des procédures administratives, Assurer la gestion administrative d'une activité, Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement, Assurer le suivi de dossiers administratifs, Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative, Développer et fidéliser la relation client, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Elaborer des tableaux de bord, Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects, Fournir des informations claires et précises par téléphone, Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi), Gérer la communication interne et externe, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc), Gérer les plannings d'utilisation des équipements, Gérer les réservations et les itinéraires de voyage, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité, Optimiser la performance de l'organisation, Promouvoir une culture d'amélioration continue, Réaliser des actions de prospection de vente ou de location, Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieux, Relayer de l'information, Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients, Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM), Utiliser les outils de gestion et de la relation client, prise d'initiatives, Maîtrise de la Suite Office et de Canva,Force de proposition et de curiosité, Sens de la rigueur et de l'organisation,Autonomie

Langues : Anglais exigé, Espagnol exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement de disciplines sportives et d'activités de loisirs

Liste des qualités professionnelles :
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution...).
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.