Assistant de Direction H/F - PROVA

En lien direct avec le dirigeant, vous serez en charge des missions suivantes :

1. Gestion d'agenda complexe et mouvant
- Planification et réorganisation des rendez-vous (internes, clients, institutionnels, presse, etc.).
- Arbitrage des priorités et gestion des imprévus (annulations, urgences).
- Coordination avec les autres agendas (membres du CODIR, partenaires).
- Anticipation des besoins logistiques liés aux déplacements ou réunions (documents, personnes, lieux).

2. Organisation de réunions stratégiques
- Préparation et envoi des ordres du jour.
- Convocation des participants, réservation des salles, préparation des outils.
- Supervision des comptes rendus, suivi des actions décidées.

3. Gestion des communications (interne & externe)
- Aide au filtrage des mails selon des règles préétablies.
- Aide éventuelle à la rédaction de mails ou courriers sensibles (institutionnels, juridiques, RH...).
- Représentation du dirigeant lorsqu'elle n'est pas disponible.
- Communication en son nom dans certains cas (ex. : gestion de crise, remerciements, refus diplomatiques).

4. Suivi administratif et coordination projets
- Gestion de documents sensibles : contrats, notes internes, documents confidentiels.
- Archivage, classement des documents divers par projet et/ou thèmes à définir en commun.
- Interface avec les services internes en cas d'absence (RH, finance, communication, commercial, marketing, opérations).

5. Organisation des déplacements professionnels
- Réservation de billets (train, avion), hôtels, transports locaux.
- Préparation des notes de frais.

6. Soutien sur des dossiers ponctuels ou stratégiques, et coordination projets
- Aide au suivi de la « To do List » : suivi et rappel des actions des principaux projets menés par la dirigeante
- Aide au suivi du tableau de bord (indicateurs...)
- Participation possible à certaines réunions
- Préparation de présentations et rapports, à la demande
- Revue de presse sectorielle, veille concurrentielle

7. Soutien personnel et gestion de l'interface vie pro / vie perso
- Prise en charge de certaines tâches personnelles (discrètement) : agenda familial, demandes personnelles diverses.
- Coordination du planning pro avec les contraintes personnelles (vacances, anniversaires, obligations familiales).
- Organisation d'événements personnels liés à la fonction (cocktails, dîners officiels).

8. Fiabilité, discrétion et posture de confiance
- Traitement d'informations confidentielles et stratégiques
- Positionnement de « relais » ou de « filtre » pour soulager le dirigeant
- Capacité à faire remonter les sujets sensibles avec diplomatie

COMPÉTENCES CLÉS RECHERCHEES

Organisation & priorisation
- Capacité à gérer l'urgence et l'important en même temps.
- Sens de l'anticipation, du détail et du timing.

Communication & diplomatie
- Maîtrise de la communication écrite et orale (syntaxe, ton, image du dirigeant).
- Discrétion, loyauté, confidentialité absolue.
- Tact, finesse relationnelle, capacité à dire non avec diplomatie.

Réactivité & autonomie
- Prise d'initiatives dans les moments clés.
- Résolution autonome de problèmes simples à complexes.

Maîtrise des outils bureautiques et numériques
- Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, outils de gestion de projet.
- Outils de réservation, CRM, plateformes de messagerie.

Maîtrise de l'anglais

QUALITÉS PERSONNELLES ATTENDUES
- Loyauté et discrétion, parfois sur des sujets très sensibles.
- Fiabilité : aucune place à l'erreur sur les rendez-vous, documents confidentiels...
- Souplesse et adaptabilité : gestion de l'imprévu, horaires parfois extensibles dans des cas exceptionnels
- Sens du service et du soutien, sans posture d'exécutant : être force de proposition.
- Capacité à travailler en binôme étroit avec la dirigeante
- Proactivité et autonomie dans un contexte où l'anticipation est clé
- Rigueur, esprit d'initiative, aisance relationnelle
- Attachement à la qualité du travail

CONDITIONS PROPOSÉES
- Type de contrat : CDI à temps partiel (50 %, à adapter selon disponibilités des deux côtés)
- Expérience : environ 20 ans dans l'assistanat et au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) d'un cadre supérieur
- Lieu : PROVA au siège social ; possibles déplacements ponctuels sur nos sites français.
- Présentiel souhaité, avec flexibilité si besoin ponctuel
- Rémunération : à définir selon profil et expérience

PROVA, société familiale depuis 1946, est aujourd'hui un acteur majeur dans l'extraction et la création d'arômes bruns (Vanille, Café, Cacao, noisette...). Au fil du temps, la société a bâti son succès sur son expertise, sa maîtrise de ses filières d'approvisionnement et son écoute attentive du client, le conduisant ainsi à élaborer des produits sur mesure, distribués sur 5 continents.

Avec un chiffre d'affaires en constante augmentation, PROVA recrute :

Un(e) Assistant(e) de Direction :

« Être le repère, la mémoire et le moteur d'organisation du dirigeant »