Chargé - Chargée d'Accueil Administratif Syndic H/F - LAFORET Immobilier

Notre agence immobilière Petit-Rouzières - Laforêt Cognac, implantée depuis 1936 à Cognac, reconnue pour son professionnalisme et son accompagnement client, intervient dans les domaines de la gestion immobilière, de la location, du syndic de copropriété et de la transaction immobilière.
Pour accélérer sa croissance et compléter notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) polyvalent(e) accueil, administratif, syndic

En nous rejoignant, vous bénéficierez de :
La notoriété d'une marque leader
Une ambiance de travail bienveillante et conviviale, au sein d'une équipe à taille humaine,
Une culture d'entreprise basée sur l'entraide et le challenge
Une formation initiale et continue personnalisée, pour vous faire monter en compétences
Des outils marketing et commerciaux concurrentiels
Des revenus motivants et évolutifs à la hauteur de votre performance

Missions principales :
1. Accueil, standard et appui administratif général (80 % du temps)
Accueil téléphonique : gestion des appels entrants, filtrage, réorientation vers les bons interlocuteurs
Accueil physique des clients, fournisseurs, visiteurs
Gestion des mails génériques de l'agence
Réception et distribution du courrier
Classement, archivage papier et numérique
Préparation de documents pour les autres services (location, syndic, gestion)
Saisie ponctuelle de données dans les logiciels métiers
Gestion de l'approvisionnement des fournitures de bureau

2. Service syndic (20 %)
Aide à la préparation des convocations d'assemblées générales
Mise en forme et envoi de documents
Suivi administratif : relances de prestataires, enregistrement de devis et factures
Interface de premier niveau avec les copropriétaires
Coordination et présence ponctuelle lors des interventions techniques en copropriété (suivi de chantier, artisans, contrôle de bonne exécution)
La saisie comptable est un plus

2. Savoir-faire
Aisance avec les outils numériques (idéalement logiciels immobiliers (Y15, Wipimo,.)
Accueil professionnel téléphonique et physique
Organisation, rigueur, autonomie
Polyvalence dans les tâches administratives
Capacité à gérer plusieurs demandes en simultané
3. Savoir-être
Sens du service, courtoisie, discrétion
Réactivité, bonne gestion du stress
Esprit d'équipe et fiabilité
Une expérience dans une agence ou cabinet syndic serait un plus

Experience : 1 An(s) - en accueil, assistanat ou immobilier

Compétences : Principes de la relation client, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Assurer la confidentialité des informations, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Fournir des informations générales sur l'entreprise, Garantir un suivi administratif, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les stocks de fournitures de bureau, Maintenir une communication claire et professionnelle, Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), Aisance avec les outils numériques,Bonne expression écrite et orale

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Agences immobilières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.