ou un Responsable Gestion Événementielle Administrative Organisationnelle et Rhs H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la directrice, et en lien avec l'ensemble des pôles de la direction des Affaires Générales, il ou elle assure des missions en propre et vient en appui à la directrice sur l'organisation et le fonctionnement de la direction des Affaires Générales.

Pilotage des événements à l'hôtel de ville
Piloter des projets événementiels en mode projet, de leur conception à leur mise en ½uvre opérationnelle dans les salles de l'hôtel de ville et espaces attenants, en lien avec la cellule Protocole et les services porteurs, et la Chargée de gestion des salles de l'Hôtel de ville (exemple : congrès, commémoration, cérémonies d'accueil, concert de rentrée...)
.analyse des besoins et des moyens techniques et opérationnels à mobiliser
.coordination jusqu'à l'événement, en lien avec l'ensemble des intervenants concernés par le projet

Gestion administrative, organisationnelle et financière de la direction
Suivi budgétaire
Programmation et suivi des achats
Suivi des travaux d'entretien ou de rénovation dans les salles placées sous la responsabilité de la direction (Flore, Cellier de Clairvaux, Aubrac...)
Elaboration, pilotage et suivi des appels d'offres
Pilotage de la production de contenus (bilan d'activité, tableaux de bord...)
Suivi et/ou mise en place des nouveaux usagescollaboratifs (Teams, Vision 360) au sein de l'ensemble de la direction
Analyse et proposition d'évolution de l'ensemble des procédures et outils liés aux missions principales
Organisation de la cellule de gestion d'accueil des tournages et suivi des tournages en lien avec les équipes de production (film, série, court-métrage...).

Ressources humaines
Participation au projet de direction : analyse fonctionnelle et comparée, préconisations organisationnelles pour la mobilisation des ressources, notes et bilan, production des indicateurs de performances pour aide à la décision
Participation aux recrutements : mise à jour des fiches de postes, participation éventuelle aux entretiens
Coordination des demandes de stage, apprentissage, services civiques
Suivi et avancementdes programmations RH(effectifs, recrutements, renforts... et des besoins et demandes de formations)

Management et animation
Encadrement et animation de l'équipe des gestionnaires et gardiens de salles municipales et patrimoniales (environ 10 à 15 personnes incluant personnel titulaire et vacataires)
Réalisation des campagnes d'évaluation
Intérim de la directrice en son absence

Compétences requises / qualité attendues
- Connaître le fonctionnement budgétaires, financier et RHS (plan de carrière des agents...) des collectivités
- Savoir préparer, suivre et contrôler l'exécution d'un budget
- Disposer de connaissances en marchés publics
- Connaître et appliquer les procédures de gestion et de suivi du personnel
- Savoir rédiger des notes et/ou des rapports, courriers et courriels, actes administratifs, techniques et/ou juridiques
- Savoir concevoir des événements ou manifestations
- Connaître la méthodologie de projet
- Savoir coordonner, piloter, évaluer des projets
- Savoir gérer un planning et maîtriser des délais
- Savoir gérer un budget
- Savoir rédiger un cahier des charges et être capable de suivre l'exécution des projets
- Savoir construire et gérer un budget lié à chacune des opérations
- Savoir manager et encadrer

Qualités souhaitées
- Savoir travailler en équipe et en transversalité
- Savoir manager et animer un groupe
- Savoir faire preuve d'initiative, d'organisation, d'anticipation et d'innovation
- Capacité d'organisation, d'orchestration
- Autonomie et initiative
- Rigueur, auto-contrôle
- Sens du contact; qualités relationnelles; qualités d'animation
- Leadership
- Discrétion
- Capacité d'analyse et esprit pratique