Secrétaire Administratif·ve- Tribunal Judiciaire Draguignan - Justice de Proximité H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales
Les secrétaires administratifs sont chargés de tâches administratives d'application. A ce titre, ils participent à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui leur sont soumis, des textes de portée générale.
Ils exercent notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Ils peuvent se voir confier des tâches de rédaction et être chargés de l'animation d'une équipe. Ils peuvent également assurer des fonctions d'assistant de direction.

Le secrétaire administratif affecté au sein du tribunal judiciaire de Draguignan est susceptible de se voir confier des fonctions dans un ou plusieurs des domaines suivants :

Secrétariat de direction(IFSE 2) :
Le secrétaire de direction assiste un responsable dans la gestion quotidienne de son travail. Il exerce notamment ses fonctions auprès de chefs de juridiction ou du directeur de greffe.
Gérer l'agenda, les déplacements, filtrage des interlocuteurs ;
Planifier, organiser et suivi des réunions ;
Rédiger des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents) ;
Traiter des dossiers ponctuels et suivre des affaires réservées ;
Accueillir physiquement et téléphoniquement ;
Encadrer, le cas échéant, un secrétariat.
Prendre en charge les aspects logistiques, gérer les plannings de réservation les fournitures, les badges d'accès, les clés etc

Gestion du personnel :
Élaborer les tableaux de permanences;
Participer à la simulation des effectifs prévisionnels (retraites, disponibilités, congés longue durée...);
Suivre l'évolution individuelle des carrières;
Contrôler les échéances des différentes positions administratives;
Suivre les astreintes, les heures supplémentaires, les demandes de temps partiel et les recours s'y rattachant;
Gérer les comptes épargne temps;
Constituer et suivre les dossiers d'accident de service;
Constituer et suivre les dossiers RQTH (correspondant local handicap);
Informer et renseigner les agents sur leurs droits et leurs obligations;
Transmettre à l'échelon régional les informations susceptibles d'affecter la situation administrative des agents;
Préparer les dossiers à l'attention du conseil médical;
Rédaction de rapports, notes et courriers;
Diffuser l'information au sein de la juridiction.
Gestion de la cellule budgétaire :
Préparer les demandes d'achat et les enregistrer dans Chorus formulaire, gérer les constatations de service fait, suivre la consommation et l'exécution de la dépense, suivre l'exécution des marchés publics, participer à l'élaboration des demandes budgétaires et participer au recensement des besoins.
Gestion du service centralisateur des frais de justice :
Contrôler le mémoire de frais dématérialisé avant certification ou transmission aux magistrats du parquet et du siège pour taxation, demander la création d'un tiers dans chorus, traiter les sollicitations des prestataires

Compétences requises

Savoirs :

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques (notamment Pack Office)
Règles administratives et budgétaires
Statut général de la fonction publique et statuts
particuliers

Savoirs-faire :

Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Encadrer et animer une équipe
Maîtriser les nouvelles technologies
Travailler en équipe
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Organiser sa charge de travail
Mettre en oeuvre les directives et les arbitrages
Afficher la suite
Savoir-être :

Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l'écoute
Etre réactif
Faire preuve de rigueur

Etre autonome
Savoir anticiper
Faire preuve de discrétion
Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de polyvalence