Secrétaire Administratif·ve - Tribunal Judiciaire de Toulon - Secrétariat Présidence et Procureur H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

- Accueil téléphonique, accueil physique et renseigner les différents interlocuteurs
- Gestion administrative des magistrats : congés annuels, RTT, CET, maladie, formation, accident du travail, évaluations, ordres de mission annuels, tenue et mise à jour des dossiers administratifs
- Gestion administrative des juristes assistants et assistants de justice en l'absence du chef de cabinet : congés annuels, RTT, CET, maladie, formation, accident du travail, évaluations, ordres de mission annuels, tenue et mise à jour des dossiers administratifs
- Élaborer les états de vacations mensuels d'astreintes, vacations des magistrats, magistrats à titre temporaire pour transmission au SAIJ
- Gérer les remplacements, permanences et tableaux de services et d'audiences y compris le planning des juges bibliothèque
- Gérer les agendas : rendez vous physiques ou téléphoniques, gestion des relations avec les partenaires institutionnels, les auxiliaires de justice, avec la cour d'appel et le SAIJ
- Préparer les réunions : réunions de services avec les magistrats coordonnateurs, avec les personnalités extérieures
- Élaborer des documents administratifs ou assurer le suivi de certains dossiers : ordonnances de services, documents en rapports avec les compétences administratives ou juridictionnelles du président (ex : révisions de listes électorales, désignation pour les opérations électorales, liste des assesseurs de la commission de discipline en matière pénitentiaire), suivi de statistiques d'activité, Mise en forme du rapport de politique pénale et de politique civile, préparation des fonds de dossiers pour les réunions du PR, traitement des candidatures pour les concours ENM et traitement des demandes de casier judiciaire B2, traitement des candidatures des délégués du procureur
- Centraliser les tableaux et plannings des différents services et pôles
- Gestion de la boîte de messagerie du secrétariat président ou du secrétariat PR
- Création de trames, dactylographie et mise en page de documents sur instructions du président ou du procureur ou du chef de cabinet
- Diffuser ou afficher de l'information
- Assurer la préparation et la gestion des audiences solennelles de rentrée judiciaire ou d'installation de nouveaux magistrats en lien avec les chefs de cabinet et la direction de greffe
- Organiser la documentation papier et dématérialisée du secrétariat

Connaissances

Maîtrise des circuits administratifs
Organisation judiciaire
Connaissance des statuts de la fonction publique
Outils informatiques (applicatifs métiers et bureautique)

Maîtrise des règles de rédaction administrative

Savoir-être

Faire preuve de polyvalence
Avoir le sens des relations humaines
Être rigoureux

Savoir-faire

Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe
Assurer la veille juridique et délivrer des renseignements d'ordre juridique ou procédural et savoir rendre compte
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Savoir alimenter les tableaux de bord et statistiques
Faire preuve de capacités d'adaptation et d'anticipation
Faire preuve de discrétion et de loyauté
Être réactif