Assistant Formation H/F - Centre Hospitalier Jean Leclaire

Le Centre Hospitalier Jean Leclaire propose une offre de soins complète et moderne, dans une perspective d'accès aux soins de qualité et coordonné avec les autres acteurs du territoire, tant hospitaliers que libéraux mais aussi sociaux et médico-sociaux. Des filières privilégiées sont organisées dans le cadre de la Direction commune regroupant le CH de Sarlat avec les CH de Périgueux (établissement support), CH de Lanmary (spécialisé SSR) et le CH de Domme.Sous la responsabilité de la Responsable formation et en collaboration avec les infirmiers participants à la formation continue de l'établissement, vous aurez en charge les missions suivantes :
GESTION ADMINISTRATIVE : Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer la gestion administrative des actions de formation retenues :
o Suivi des candidatures o Suivi des formations obligatoires selon le métier
o Inscription des agents : en intramuros et en extérieur
o Suivi des dossiers des agents en formation promotionnelle
o Création d'un dossier pour chaque formation validée
o Gestion des conventions de formation
o Rédaction et envoi des convocations aux agents et information aux encadrants
o Préparation des feuilles d'émargement

GESTION ACCUEIL ET INFORMATION :
- Collaborer avec l'ANFH, les organismes de formation extérieurs, les responsables des différents services de l'établissement
- Préparer les salles de formation (matériel informatique, matériel pédagogique.)
- Accueillir les stagiaires et les formateurs (téléphone, physiquement)
- Gérer les commandes mensuelles alimentaires et de papeterie
- Participer à la gestion de la communication auprès de l'extérieur :
- Lors d'appel téléphonique des responsables de formation, proposer des formations réalisées dans les 2 mois à venir
- Envoi de fiches de formation réalisables par le CFPS aux établissements proches du CH SARLAT
- Répondre aux demandes et questionnements des stagiaires en lien avec les documents administratifs attendus

GESTION FINANCIERE :
Pour la formation Continue du Centre Hospitalier :
- Assurer le remboursement des frais des agents à partir des justificatifs donnés et l'enregistrer sur GESFORM
- Assurer le paiement des factures des organismes extérieurs
- Réaliser la demande de remboursement auprès de l'ANFH sur le logiciel GESFORM
- Assurer le suivi régulier du bilan financier du plan de formation (enregistrement ANFH) et réaliser les deux clôtures semestrielles
- Réaliser le solde de clôture : ANFH et tableau comptable
- Assurer les requêtes et suivis des demandes de financement sur les fonds mutualisés de l'ANFH
- Réaliser le calcul prévisionnel des coûts pour les études promotionnelles

Pour l'organisme de formation CFPS du Centre Hospitalier :
- Assurer le suivi financier des formations proposées par le CFPS :
o Établir une facture - Participer :
o Au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier à remplir pour la DREETS chaque année
o À l'élaboration du bilan financier et pédagogique du CFPS présenté à la Direction

POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE

Horaires à tour de rôle des 2 agents administratifs pour que l'amplitude horaire de présence sur le centre soit entre 8h30 et 17h35 :
o 8h30 - 16h05
o 09h00- 16h35
o 10h00 - 17h35 (horaire ponctuel)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Formation des employés, Législation sociale, Accueillir, orienter, renseigner un public, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.