Agent d'Accueil et Administratif H/F - Hopital de Decize

*** Poste à pourvoir dès maintenant***

MISSIONS GENERALES :
Le titulaire du poste a une double mission d'accueil et de secrétariat :
- Recevoir, renseigner et orienter le public vers les personnes ou le service recherché,
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et/ou orienter les appels en fonction de leur nature,
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l'institut,
- Suivre et gérer les processus administratifs en lien avec les missions,
- Gérer administrativement la formation aide-soignante (gestion des activités financières, gestion des stages, gestion des dossiers des apprenants, gestion administrative des activités liées à l'enseignement, gestion des activités liées aux épreuves de sélection et à la diplomation.),
- Assurer le secrétariat des instances et des réunions
- Réaliser les activités administratives confiées par la direction ou le coordonnateur pédagogique

SAVOIRS :
- Connaissance du référentiel de formation, d'activités et de compétences du métier ainsi que du référentiel de certification ; des textes régissant la profession ; des modalités de financement des formations ; des procédures de mise en stage et de
conventionnement
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation des instituts et de l'établissement support, du système de santé, du processus d'universitarisation des formations paramédicales
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Power Point)
- Connaissance des techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement, d'archivage
- Connaissance du logiciel dédié à la gestion de la formation infirmière et aide soignante, de la recherche documentaire approfondie et des TICE
- Maîtrise de ses domaines d'intervention

SAVOIR-FAIRE :
- Accueillir, orienter et renseigner les différents publics
- Assurer un accueil téléphonique de qualité (présentation, ton, prise de messages et d'informations précises et identifiables)
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Evaluer la pertinence et la véracité des données / informations

MODALITES ET CONTRAINTES DU POSTE :
Poste à 50% sur 2,5 jours soit 18h45 / semaine, 25 CA
Possibilité d'un poste d'assistant(e) de formation à 50 % sur le site de NEVERS
Les congés annuels sont calqués sur les vacances des élèves, et selon le nombre de jours de l'agent : 2 semaines à Noël, 1 semaine aux vacances de printemps et l'été, entre le 15 juillet et le 25 août.
Horaires : entre 8h et 18h00 à adapter selon les besoins (épreuves de sélection, portes ouvertes.)
Repos fixes les samedis, dimanches et jours fériés, sauf cas exceptionnel dans l'année.

Diplôme(S) :
- Être titulaire d'un diplôme de niveau 4 (type Bac ou BP) ou justifier d'une expérience significative dans le domaine

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières