Assistant·e de Gestion Polyvalent·e H/F - Capse France

JavaScript :void(13)CAPSE FRANCE est un bureau d'études spécialisé en prévention des risques industriels et en environnement. Notre société est aujourd'hui constituée d'une équipe pluridisciplinaire de 28 personnes dont 24 ingénieurs généralistes et/ou spécialistes dans divers domaines de la prévention des risques industriels (risques accidentels, risques chroniques, modélisation de phénomènes dangereux, analyse de risques), de la santé sécurité au travail (management HSE, évaluation des risques aux postes de travail, prévention des risques incendie, chimique, explosion.) et de l'environnement (écologie-biodiversité, eaux et milieux aquatiques, qualité de l'air, acoustique, impact sanitaire.).
Depuis plus de 20 ans, nos expériences multiples dans l'industrie, les projets d'aménagements, l'évaluation environnementale de documents d'urbanisme, ou encore le suivi environnemental de chantier, nous permettent de proposer un accompagnement complet aux exploitants et aux porteurs de projets.
Notre attachement aux dimensions humaine et environnementale se traduit dans nos valeurs et engagements (détaillés sur notre site internet www.capse.eu) déployés dans notre management sur nos 4 agences : Toulouse, Montpellier, Les Ollières sur Eyrieux et Paris.
Missions :
Dans le cadre du développement des activités du bureau d'études CAPSE, l'agence de Montpellier recherche un(e) Assistant (e) de Gestion Polyvalente, vous aurez pour missions :
Assistanat Administratif :
1- Facturation clients :
Saisir et gérer la facturation clients (Suivi des facturations mensuelles avec les chefs de projet).
Suivre les règlements et relancer les clients en cas de retard de paiement.
2- Gestion Administrative :
Organiser les déplacements (réunions, visites sur site, formations).
Assistanat Ressources Humaines :
1- Gestion des Visites Médicales :
Organiser et suivre les visites médicales des employés.
2- Gestion des Formations :
Coordonner l'organisation des formations internes et externes.
Suivre les inscriptions et les participations aux formations.
3- Gestion des Dossiers du Personnel :
Mettre à jour et assister à la gestion les dossiers administratifs des employés.
Assistanat Opérationnel :
1- Assistance des chefs de projet :
Suivi et planification des missions via notre logiciel ERP SX One (Everwin).
Suivi des contrats de sous-traitants.
2- Paramétrage logiciel de suivi des Affaires (SX One) :
Mise à jour des modèles de devis.
Tableau de suivi des commandes.
Suivi des GO no-Go
3- Réponse aux appels d'offre
Veille sur les appels d'offre.
Etablissement des dossiers administratifs et relations avec les cotraitants et sous-traitants.
Dépôt des Offres.
Intérêts du poste
CAPSE accompagne des projets riches et variés auprès d'une clientèle hétérogène reconnue (métropole, collectivités, états, aéronautique, énergies nouvelles, industrie du papier, pharmacie, pyrotechnie, automobile, ingénierie, etc.) offrant la possibilité d'avoir une vision à 360° sur différents types de projet.
Intégrez une entreprise respectueuse qui valorise votre travail et vous permet d'évoluer.
Vous serez encadré(e) par le gérant, la Responsable Administrative et la Responsable Ressources Humaines pour vous épauler et vous faire monter en compétences.
Vous disposerez d'un programme de formation adapté, de supports méthodologiques éprouvés et de logiciels avec des supports dédiés.
Vous bénéficierez :
- D'un environnement de travail agréable,
- D'horaires de travail sur 4,5 jours,
- D'une évolution de rémunération,
- D'une mutuelle-prévoyance (prise en charge à 75%) et de tickets restaurants.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.