Chargé de Supervision des Sollicitations - Mairie de Bordeaux H/F - Fonction publique Territoriale

Coordonner, superviser, et améliorer les réponses aux sollicitations des usagers.

La direction accueil et accompagnement aux démarches recherche pour son service multi accueil un.e chargé.e de supervision des sollicitations H/F. Il ou elle est chargé.e de superviser le flux des sollicitations (courriers papiers, mails et formulaires de contact) et d'accompagner les directions dans l'apprentissage et l'usage des différents logiciels de gestion (Maarch, GDU et PULSE-GRU). Il ou elle dispense les formations et rédige des éléments de supports au sein de la base de connaissance dédiée. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les chargé(e)s de rédaction et d'information au sein du service multi-accueil et en lien avec les référentes ou référents relation usagers au sein des directions.
Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes :
Vous participez à la définition des orientations stratégiques et évaluez leur mise en oeuvre et vous assurez la coordination avec les référentes et référents usagers au sein des directions métiers concernant les modalités de prise en charge et de réponse aux sollicitations de niveau 2.
Vous consolidez les données d'activités au sein du tableau de bord qualité de la relation usagers et vous rendez compte de son activité et proposez des axes d'amélioration en lien avec la direction du numérique.
Vous aurez également en charge certaines activités spécifiques :
Vous dispensez des formations et rédigez des supports documentaires. Vous participez à la définition des orientations de la collectivité en matière de relation aux usagers et assurez la transversalité de l'information au sein du service multi accueil et au sein de la direction en matière de gestion des sollicitations.
L'ensemble des agents de la direction adjointte effectue une permanence d'accueil physique un jour par mois au sein de la cité municipale.

Vous avez des aptitudes à travailler en équipe et en transversalité et vous disposez d'une parfaite maîtrise de l'environnement de travail bureautique et connaissances du fonctionnement des logiciels de gestion "courriel" ou "relation usagers". Vous avez également une aisance relationnelle et goût pour la pédagogie.
Vous avez des connaissances du cadre réglementaire, acteurs et dispositifs de la relation usagers et des compétences des principaux partenaires institutionnels. Vous avez de bonne connaissance des démarches administratives de la ville de la métropole et un bon niveau rédactionnel.
Vous faites preuve de discrétion et savez identifier des risques politiques liés à la gestion des sollicitations. Vous travaillez avec rigueur et méthodologie.