Secrétaire Administratif - Rédacteur Achats Publics au Sar de Douai H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

MISSION GLOBALE : Le secrétaire administratif assure sous le contrôle du responsable de la gestion budgétaire et des marchés publics la préparation, la rédaction, la publication et l'exécution des marchés publics pour le pouvoir adjudicateur (Premier Président et Procureur Général) et le représentant du pouvoir adjudicateur (Directeur délégué à l'administration régionale judiciaire) des UO du BOP GRAND NORD. Il assiste le RGBMP dans l'ensemble des tâches qui lui sont confiées.

Mission 1 : Préparation et conception des marchés publics :
- Suivre la procédure de passation,
- Procéder à la publication classique et électronique, le cas échéant,
- Participer à l'étude et l'analyse des offres,
- Rédiger le rapport de présentation le cas échéant,
- Notifier le marché,
- Communiquer les éléments des marchés,
- Rédaction de rapports, notes et courriers.

Mission 2 : Suivi et exécution des marchés publics

Sur le volet budgétaire :
- Préparation du dossier et collaboration avec le service budgétaire avant soumission au visa du contrôleur budgétaire en Région
- Élaboration de tableaux de bord
- Suivi de la dépense et des services faits

Sur le volet contractuel :
- S'assurer du respect des engagements contractuels et de leur qualité
- Appliquer les dispositions contractuelles
- Assister et conduire de réunion de suivi
- Exécuter les actes administratifs de la commande publique (reconductions, avenants, déclarations obligatoires, etc.);
- Rédiger les courriers d'application des pénalités contractuelles
- > Collaborer avec le responsable du service immobilier et les techniciens immobiliers du SAR pour l'élaboration et l'exécution des marchés

Mission 3 : Assistance des juridictions dans le suivi des marchés et contrats
- Elaborer des fiches synthétiques
- Recenser et analyser les besoins en prestations pour les arrondissements judiciaires
- Préparer et participer aux réunions de suivi des marchés publics avec les services utilisateurs et les entreprises

Mission 4 : Communication
- Traiter et diffuser les informations internes et externes;
- Communication interne (avec la hiérarchie et les juridictions) et externe (avec les institutionnels, les candidats et les fournisseurs) ;
- Participer aux réunions de service, aux commissions et aux groupes de travail
- Formation des fonctionnaires stagiaires (en cas d'absence du RGBMP) et SA stagiaires.

Mission 5 : Gestion globale du service, en cas d'absence des encadrants
- Rendre compte des actions et de l'actualité du service en l'absence du chef de service;
- Assurer la continuité du service.

CET EMPLOI EST OUVERT UNIQUEMENT AUX FONCTIONNAIRES

Une expérience antérieure au sein d'un service marché serait appréciée mais n'est pas un prérequis

Connaissances

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques de base
Outils de communication
Règles générales de la commande publique
Règles budgétaires et comptables

Savoir-être
Afficher la suite
Sens de l'organisation
Rigueur
Sens des relations humaines
Être autonome
Être réactif
Sens de l'anticipation
Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion

Savoir-faire

Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail
Conduite de réunion
Travailler en équipe
Savoir communiquer
Savoir rentre compte