Université Lyon 1 - Gestionnaire Administratif au Pôle des Examens et Concours H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein d'une équipe pédagogique et administrative dynamique, vous assurez la gestion et l'organisation des examens des 1er et 2nd cycles des étudiants en médecine sur les sites de Lyon et de Bourg-en-Bresse. Vous organisez également les conférences à destination des étudiants de la Faculté.

Vos missions principales

Organisation et suivi des examens nationaux et facultaires
- Vous participez à la planification des examens de l'année universitaire, en lien avec les responsables de cycle et sous la responsabilité du responsable du Pôle examens, en veillant à l'harmonisation des calendriers (notamment avec la Faculté de Médecine de Lyon Sud).
- Vous gérez la convocation des étudiants (Lyon et Bourg-en-Bresse) ainsi que des surveillants (chefs de clinique).
- Vous assurez la réservation des salles d'examen et prenez en charge toute la logistique nécessaire (équipements, fournitures, tablettes numériques...).

Démarches administratives et suivi
- Vous contribuez à l'élaboration des demandes de labellisation des centres d'examen à adresser au ministère.
- Vous suivez le budget lié aux examens : demandes de devis auprès des prestataires (agents de sécurité, sanitaires, repas des intervenants, etc.).

Présence sur le terrain
- Vous êtes mobilisé·e pendant les sessions d'examen pour en assurer la coordination, le bon déroulement et la surveillance.

Participation aux ECOS
- Vous faites partie de l'équipe de pilotage des Examens Cliniques à Objectifs Structurés (ECOS), qui mobilise une organisation rigoureuse et des interactions multiples avec les enseignants et les professionnels de santé.

Compétences attendues
- Vous maîtrisez les techniques de rédaction de mails et l'élaboration de documents (courriers, tableaux Excel).
- Vous savez communiquer de façon claire, à l'oral comme à l'écrit.
- Vous êtes capable de rendre compte efficacement à votre hiérarchie, d'alerter en cas de besoin et de proposer des solutions opérationnelles et conformes à la réglementation.
- Vous appréciez le travail en équipe et vous vous impliquez activement dans la collaboration.
- Vous disposez d'une excellente organisation et d'une grande rigueur.
- Vous êtes à l'aise avec la mise en ligne d'informations sur les réseaux sociaux.

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Connaissances requises
- Vous connaissez le fonctionnement du milieu universitaire.
- Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment les tableurs.
- Une connaissance du logiciel APOGEE serait un véritable atout.

Savoir-être
- Vous savez gérer le stress et faire preuve de réactivité.
- Vous êtes loyal·e, diplomate, autonome et perspicace.
- Vous faites preuve de disponibilité et savez organiser votre travail avec méthode et rigueur.