Référent Plateforme Appel d'Offre H/F - GIPAL

Le GIPAL a une mission d'intérêt général : soutenir les projets de formation tout au long de la vie et d'insertion professionnelle. Nous sommes une petite structure d'environ quarante personnes. Nous proposons des contrats de droit public, avec 6 semaines de congés payés et 3 semaines de RTT, une flexibilité des horaires, du télétravail...Sous l'autorité du responsable de la plateforme AO, au sein d'un service de 3 personnes, le (la) référente assure :
- Collaborer étroitement et efficacement à l'activité du Responsable de service en l'informant régulièrement et lui faire part des difficultés rencontrées dans l'exercice des missions, tant sur les plans techniques et juridiques qu'en termes de moyen
- Responsable de l'harmonisation des procédures et outils de suivi au sein du Service
- Proposer des actions visant à optimiser le suivi des marchés et la vision précise de l'état d'avancement des marchés en cours de passation, exécution et liquidation
- Organiser les activités (visio modalité du portage, prix.), la communication et la diffusion des informations au sein du réseau
- Responsable de l'archivage des dossiers de réponse.
- Responsable de la mise à jour mensuelle des documents sur les différentes plateformes.
- Responsable de la mise à jour du tableau de bord des indicateurs du service
- Référente RGPD

VEILLE
- Recherche - Captage
- Décision de diffusion
- Rédaction fiche synthèse
- Diffusion réseau
- Saisie tableau de pilotage
- Suivi indicateurs de veille
- Mise en forme des bilans annuels
- Mise à jour des procédures
- Suivi prestataire abonnement alertes
- Formation nouveaux collaborateurs
- Suivi stagiaire

PORTAGE
- Recueil des positionnements
- Analyse DCE : attendus admin ET techniques
- Création des outils de collecte
- Organisation des temps d'échanges avec le groupement
- Co-animation avec responsable
- Réception / vérification / mise en forme / organisation des documents
- Contrôle au fil de l'eau des pièces
- Contrôle final
- Dépôt
- Suivi demandes complémentaires post-dépôt
- En cas de notification : diffusion réponse
- En cas de non-attribution : demandes des notes et diffusion.
- Archivage des réponses techniques
- Suivi des attestations cotraitants
- Suivi des indicateurs de portage

EXECUTION DES MARCHES
- Contractualisation avec commanditaire
- Conventionnement cotraitant
- Mise en place outils de pilotage (suivi des flux)
- Formation du gestionnaire aux modalités / spécificités du marché
- Gestion des demandes complexes ou points de blocage
- Traitement des demandes
- Accompagnement du gestionnaire au traitement des demandes (jusqu'à la facturation des frais de gestion)
- Accompagnement du gestionnaire à la saisie du tableau de pilotage
- Préparation des données de pilotage
- Co-animation avec responsable Copil académiques, inter-académiques ou nationaux
- Co-animation avec responsable des points marché avec clients)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Démarche qualité, Classer des documents, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Elaborer des tableaux de bord, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.