Assistant Administratif - Asssistante Administrative et Logistique H/F - Inst Franc Formateurs Risques Maj Protio

L'Institut Français des Formateurs Risques Majeurs et protection de l'Environnement anime un vivier de personnes, spécialistes des risques et de la pédagogie - Nous sommes une structures associatives oeuvrant depuis 25 ans dans le domaine de l'information et la prévention des risques majeurs. Nous formons et animons ainsi un réseau de personnes ressources au niveau national (le réseau Risques majeurs éducation), développons des supports pédagogiques et initions des événements de médiation en direction de différents publics. Le poste proposé est situé à Paris et est à pourvoir à court terme.
www.iffo-rme.fr
Place sous la responsabilité de la Directrice et au sein de l'équipe des salariés, vous participerez aux activités de l'IFFO-RME en matière d'information et d'éducation préventive face aux risques. Vous contribuerez ainsi aux projets en cours, visant notamment la mise en place de formations, la conception et l'animation de supports de sensibilisation des populations et des jeunes sur les risques majeurs. Vous assurerez le suivi administratif interne de l'institut et la mise en place logistique des temps associatifs du réseau de formateurs Risques Majeurs éducation tel que l'assemblée générale.
Vos missions :

1. Formations et outils
Appuyer la mise en place logistique des formations et événements : réservation train/hôtel des intervenants, préparation de la documentation, inscriptions
Assurer les comptes-rendus de réunion
Suivre le planning d'emprunt des supports pédagogiques
Etre l'interface sur le suivi des commandes (duplication, livraisons)

2- Dossier comptable
Préparer le dossier des pièces comptables (codification analytique)
Assurer le suivi social :
- Rechargement cartes restaurant,
- Déclaration des éléments nécessaires à l'établissement des fiches de paye
- Prévoyance

3. Vie associative
Assurer la mise en place de l'assemblée générale
Suivre l'appel à cotisations des adhérents
Suivre les fichiers formateurs et partenaires

4.Communication
Venir en appui sur la communication de l'institut
Prise en charge de la ressource « Risques-majeurs.info »
Contribution à la rédaction de bilans d'activités, de bulletins d'information

5.Autres
Assurer le suivi des fournitures de bureau et passer des commandes
Gérer le classement et l'organisation des documents.
Assurer le suivi du fonds documentaire

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, expression orale et écrite

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.