Référent·e du Secrétariat Médical H/F - Cabinet APG

Le cabinet APG recrute pour l'un de ses clients situé à Nancy : le Centre de Pathologie Émile Gallé est un laboratoire de diagnostic médical spécialisé en anatomie et cytologie pathologiques (ACP). Il joue un rôle clé dans la chaîne de soins en fournissant aux médecins et établissements de santé des diagnostics précis et rapides, essentiels à la prise en charge des patients.

Depuis sa création, ce laboratoire s'est construit autour de valeurs fortes : rigueur scientifique, respect du patient, esprit d'équipe et innovation. Il regroupe une équipe pluridisciplinaire composée de médecins pathologistes, techniciens de laboratoire, secrétaires médicales, coursiers et personnels administratifs, tous engagés pour la qualité des soins.

La structure traite chaque jour des centaines de prélèvements (biopsies, pièces opératoires, cytologies, etc.) envoyés par des établissements de santé publics et privés, des cabinets médicaux ou des centres spécialisés. Grâce à leur expertise, elle contribue activement au diagnostic du cancer, des maladies inflammatoires, infectieuses ou dégénératives.

Pourquoi les rejoindre ?
- Une structure à taille humaine, avec une ambiance bienveillante et une hiérarchie accessible.
- Un environnement de travail structuré, moderne et en lien avec les dernières avancées du secteur.
- La possibilité de se former, de monter en compétences et de contribuer à l'amélioration continue du service.
- Une mission porteuse de sens : participer activement à la prise en charge de milliers de patients chaque année.

FINALITE DU POSTE : Assurer la supervision opérationnelle de l'équipe de secrétaires médicales, garantir l'organisation optimale de l'activité du secrétariat, et faire le lien avec l'encadrement supérieur. La référente jouera un rôle de manager de proximité, garant de la coordination, de la performance et de la qualité de service.

MISSION 1. Encadrement opérationnel
- Élaborer et mettre à jour le planning de travail de l'équipe.
- Répartir les tâches en fonction des besoins et des priorités du service.
- Superviser la bonne réalisation des missions affectées à chaque poste.
- Accompagner les secrétaires dans l'organisation quotidienne de leur travail.
- Participer à l'intégration des nouveaux arrivants.

MISSION 2. Suivi de l'activité
- Mettre à jour et exploiter les indicateurs de production du secrétariat.
- Identifier les axes d'amélioration et proposer des actions correctives si besoin.
- Rendre compte de l'atteinte des objectifs au N+1 (reporting régulier).
- Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité et du suivi des bonnes pratiques.

Durant les 4 à 6 premiers mois, vous suivrez un parcours de formation des missions de secrétaire médicale afin de comprendre le fonctionnement des différents postes, d'être légitime aux yeux de l'équipe et d'être en mesure de remplacer ponctuellement une secrétaire si nécessaire.

PROFIL RECHERCHE :
- Aucun diplôme de secrétaire médicale requis car une formation initiale au métier sera assurée en interne sur 4 à 6 mois.
- Une première expérience dans le secteur médical ou médico-social serait néanmoins un atout.
- Expérience AVEREE en management de proximité (minimum 1 an), idéalement dans un environnement administratif.
- Capacité à organiser, planifier et suivre l'activité d'une équipe.
- Goût pour le travail en équipe, polyvalence et réactivité
- Bon relationnel, sens de l'écoute, diplomatie et leadership bienveillant.
- Rigueur, réactivité et sens des priorités.
- Goût pour l'univers médical
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Bon niveau en orthographe et en rapidité de saisie

Experience : 1 An(s) - en management proximité

Compétences : Techniques de gestion d'équipe, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Gestion du stress, Bureautique et outils collaboratifs, Utilisation de logiciels spécifiques, Participer à la planification, l'organisation, la répartition de la charge de travail et allouer les ressources pour garantir la réalisation, Elaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bord spécifiques, Participer à la gestion et au dimensionnement des moyens à mettre en oeuvre pour la continuité de service, Valoriser et partager les bonnes pratiques, Evaluer les performances des équipes de régulation, Manager son équipe à l'aide des indicateurs de performance, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Expliquer et faire respecter les règles et procédures, Assurer une communication efficace au sein de l'équipe, Maintenir une communication claire et professionnelle, Organiser les activités et coopérer avec les différents acteurs, Participer à l'animation, et au management des équipes en environnement fonctionnel, Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie, Evaluer la qualité des prestations et s'inscrire dans une démarche qualité, Contrôler la qualité du discours et de l'argumentaire des téléopérateurs, Recruter et intégrer une personne, Transmettre une technique, un savoir-faire, Management de proximité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.