Secrétaire pour le Cabinet du Maire H/F - Mairie

Située au nord de l'Essonne, membre de Coeur d'Essonne Agglomération, la commune de Villemoisson-sur-Orge (7 160 habitants) est une commune résidentielle, dans un environnement arboré, riche de ses nombreux équipements et services publics.

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, le ou la secrétaire de cabinet travaille en étroite collaboration avec la Direction Générale et avec les élus-adjoints du bureau municipal.

Ce poste requiert une appétence forte pour le travail en équipe et la transversalité, et une capacité à adapter son discours et ses pratiques aux divers interlocuteurs. Une expérience réussie dans la fonction publique territoriale est un plus.

MISSIONS PRINCIPALES
- Tenue de l'agenda (prise de rendez-vous, montage de rendez-vous/réunions de travail),
- Accueil téléphonique et physique,
- Rédaction des réponses aux courriers, mise en forme, frappe,
- Réceptions - événements (voeux du service, cérémonies diverses, inaugurations.) : préparation des listes d'invités, envoi des invitations, organisation matérielle,
- Mise à jour de listes (institutionnelles, VIP, partenaires,...)
- Calendrier des réunions internes et externes,
- Planning des astreintes des élus,
- Gestion de la boîte mail générique Contact(transfert des messages destinés aux services et suivi des actions, diffusion infos, documentation).
- Enregistrement du courrier.

MISSIONS SECONDAIRES
- Elaboration du journal d'information quatre fois par an (préparation du sommaire, recueil des éléments auprès des services et des partenaires, relecture, correction et mise en forme des articles, rédaction d'articles, construction du chemin de fer, transmission des éléments à l'agence de création, « brief » sur la cohérence éditoriale, contrôle de la mise en page de la maquette, relecture de la maquette, corrections, diffusion en interne et externe, relation avec l'éditeur),
- Suivi de la mise à jour du site internet en fournissant les informations et vérifiant celles transmises par les services,
- Suivi de la distribution des documents d'information,
- Rédaction infos « actualités », institutionnelles pour le site Internet,
- Relais des événements, opérations de communication (prises de photos),
- Diffusion des informations sur facebook.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion des agendas, Planification de réunions, Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison), Gérer la communication interne et externe, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Organiser des réunions internes, Relayer de l'information, Aisance rédactionnelle, verbale et écrite, Réagir avec pertinence à des situations d'urgence

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.