Secrétaire de la Crèche - Magny le Hongre H/F - Fonction publique Territoriale

Accueil et orientation du public à la crèche ou en Mairie.
Courriers et suivi des dossiers.
Organisation des réunions dirigées par l'élue ou la directrice.
Facturation aux familles et gestion des courriers de relance.
Statistiques concernant la petite enfance.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
* Accueil physique et téléphonique du public : recevoir, orienter, transmettre les informations :
- Accueil des familles ; Répondre ou orienter leur demande
- Prendre en considération les informations recueillies
- Gestions des absences des enfants et coordination dans les équipes et la cuisine
- Gestion de l'ouverture/fermeture des portes assurant la sécurité des enfants dans la structure
* Relais administratif entre la mairie et la structure.
* Gestion des pré-inscriptions : contrôle des dossiers, pièces à fournir, envoi des courriers
* Préparation des listes d'attente et envoi des réponses positives et/ou négatives
* Saisir, présenter et diffuser les documents :
- Note de service
- Respect du règlement de fonctionnement.
* Enregistrer et saisir les informations à l'aide de l'outil informatique.
- Saisie des mises à jour des dossiers
Participation à la réalisation et à la modification des contrats
- Vérification journalière des heures de présence, saisie des absences diverses : maladie, congés ou autres
- Facturation, vérification et mise en ligne des factures
- Préparation et participations aux différentes commissions (admission, enfance...)
* Suivi du courrier, classement, compte-rendu de réunions, suivi des dossiers d'inscription.
- Mise à jour des dossiers famille
- Information au public accueilli
- Gestion des correspondances familles via le kiosque
* Travail en corrélation avec la directrice.
- Suivi des dossiers
- Suivi des courriers
- Suivi de présence des enfants
- Statistiques, préparation des dossiers de subvention...
- Participation à la réalisation du compte de résultats avec la directrice.
* Prises de rendez-vous.
ACTIVITÉS SECONDAIRES :
Recherche d'informations - relations avec les partenaires : caf, Conseil Départemental

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :
Respecter sa hiérarchie, travailler dans le respect et les limites de ses fonctions, être discrète, respecter le secret professionnel, retransmettre les informations, préserver le droit de réserve. Connaissance de l'outil informatique.

FORMATIONS REQUISES, DiplômeS INDISPENSABLES :
Maîtriser l'outil informatique. Bac ou BTS