Assistante de Direction en EHPAD H/F - Habitat et Humanisme Soin

Maison de retraite accueillant 96 résidents (laïc et religieux) en perte d'autonomie, gérée par une association privé à but non lucratif, Habitat et humanisme est située dans un cadre verdoyant, recherche une secrétaire de Direction, placé(e) sous l'autorité administrative de la Directrice de l'établissement.
Vous êtes le/la référent(e) administrative de la structure et assurez le lien entre les résidents, les familles et la direction, ainsi que son équipe médicale
les missions :
Secrétariat & communication

Réception, tri et diffusion du courrier, des appels téléphoniques et des mails.
Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.
Rédaction et mise en forme de notes, correspondances et documents liés à l'hébergement des résidents.
Accueil et orientation des visiteurs, familles et partenaires institutionnels.

Gestion des personnes accueillies

Constitution et mise à jour des dossiers administratifs des résidents.
Suivi des entrées et sorties.
Recensement des demandes d'admission, accueil des familles et accompagnement dans les démarches.
Suivi des tableaux de bord et participation à la gestion des enquêtes et indicateurs.

Facturation & suivi financier

Émission et suivi des factures des résidents (hébergement, prestations annexes).
Gestion des dossiers d'aide sociale : constitution et transmission des pièces nécessaires auprès des départements et organismes financeurs.
Communication avec les départements pour le suivi des prises en charge, renouvellements et validations administratives.
Suivi des règlements des résidents et de leurs familles.
Relances en cas de retard de paiement :
- Courriers et appels auprès des familles.
- Relances auprès des organismes sociaux (Départements, Caisses, autres financeurs).
- Transmission des dossiers litigieux au siège de l'établissement pour suivi contentieux si nécessaire.

Profil recherché : Bas + 2 commerce, secrétaire de direction et Gestionnaire facturation
bon relationnel, organisé, rigoureux et des notions de comptabilité seront vos atouts. vous aimez le contact avec les personnes âgées
Modalités
CDI - Temps plein
Prise en charge de 50 % de la couverture frais de santé (mutuelle)
Prise en charge de 50 % des frais de transport
Prime d'assiduité de 5%
LM et CV obligatoires
Rémunération : selon ancienneté

Experience : 5 An(s)

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Réaliser la gestion administrative des contrats, Gestion de la facturation client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.