Assistant - Assistante de Direction - Secrétariat Directeur Cabinet H/F - Prefecture de Departement Finistere

Vos activités principales :
Gestion de l'agenda, du suivi des dossiers et des parapheurs du directeur de cabinet - en intérim pour le préfet
Filtrage des appels téléphoniques
Gestion des boites de messageries fonctionnelles
Préparation et organisation des déplacements du directeur de cabinet en lien avec les chauffeurs
Gestion des échanges électroniques des dossiers de soins sans consentement avec l'ARS
Assistante CHORUS-DT des membres du corps préfectoral et agents du cabinet (Ordres de mission et états de frais de déplacements)
Gestion des fournitures et commande d'enveloppes pour le cabinet
Préparation des dossiers du directeur de cabinet
Contribution au déploiement du parapheur électronique dans le service
Contacts et prises de rendez-vous avec les parlementaires, élus ou administrés
Préparation et organisation de réunions
Rédaction de divers courriers simples (convocations aux réunions, courriers d'invitation, courriers de remerciements.)
Préparation des menus, cavaliers et plan de tables pour l'hôtel préfectoral
Préparation et suivi des permanences et congés des membres du corps préfectoral
Préparation hebdomadaire et diffusion du tableau de permanence des services du département
Participation à la préparation des voyages officiels (PR-PM-ministres) en lien avec le BRE et l'hôtel préfectoral
Secrétariat ponctuellement du directeur des sécurités
Préparation arrivée et secrétariat des stagiaires (INSP, affaires maritimes, etc.)
Polyvalence avec le secrétariat du secrétaire général et secrétariat du préfet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Contraintes horaires (articulation avec le secrétariat du préfet pour garantir une continuité de service)
Disponibilité
Discrétion
Réactivité

Votre environnement professionnel
- Activités du service
- Gestion de l'agenda et suivi des dossiers et parapheurs du directeur de cabinet et du préfet
- Organisation des déplacements officiels
- Pilotage de la communication interministérielle
- Pilotage des politiques de sécurité publique, civile et routière
- Suivi des interventions et courriers simples
- Composition et effectifs du service
40
- Liaisons hiérarchiques
Directeur de cabinet ; préfet pour les périodes d'intérim
- Liaisons fonctionnelles
Directeur de cabinet, préfet, secrétaire général, directeur des sécurités, services de la préfecture et services extérieurs

Experience : 1 An(s)

Compétences : Avoir des compétences en informatique-bureautique, Savoir travailler en équipe, Savoir s'organiser, Savoir s'adapter - communiquer, Connaître l'environnement professionnel, Avoir l'esprit de synthèse, Avoir le sens des relations humaines, Savoir s'exprimer oralement, Savoir rédiger

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.