Chargé·e Scolarité du Bureau Premier Cycle des Études Médicales H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur/e Chargé/e de scolarité du bureau du premier cycle des études médicales !
Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

1) Accompagnement des étudiants dans leur scolarité :
Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d'assistance GLPI
Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité
Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants
Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus
Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes
Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale,.)
Suivre les étudiants à statuts particuliers
2) Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en oeuvre de leurs formations :
Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS
Réserver les salles de cours
Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes
Aider à l'organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes
3) Support administratif et logistique à la mise en oeuvre des formations :
Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l'activité de scolarité
Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques
Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours
Participer à la modélisation de l'offre de formation dans l'outil de l'établissement
Créer les maquettes pour les procès-verbaux d'examen et pour les relevés de notes
Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations
Organiser l'archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire
Contribue aux actions de communication et des événements de l'UFR
4) Amélioration Continue :
Participer à l'ensemble des démarches d'amélioration continue
Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité
Faire remonter les indicateurs de suivi
Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions
Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
L'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur

Vous maitrisez :
Les régimes pédagogiques, maquettes et MCC et leurs évolutions
Les réglementations liées à la scolarité et à l'accueil du public en général
Les outils de bureautique Pack Office ; l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité

Vous êtes en capacité :
De faire preuve d'autonomie, d'organisation, de polyvalence et d'adaptabilité
D'accueillir et accompagner les usagers

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.