Assistant·e de Direction Technique H/F - Opera du Rhin

A l'attention de Monsieur le Directeur Général de l'Opéra National du Rhin
Direction des ressources humaines - 19 place Broglie - 67008 STRASBOURG CEDEX
Site entreprise : https://www.operanationaldurhin.eu/fr/rejoigneznousRattaché.e à la directrice technique de l'Opéra national du Rhin, il/elle a pour principale mission diverses tâches administratives de la direction technique, et d'assistanat dans l'organisation de son activité en lien avec l'attaché.e de direction technique.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Gestion des fichiers et dossiers de productions
- Mise en forme du dossier technique de chaque spectacle créé (compilation des éléments récupérés auprès des différents services techniques, préparation des remarques générales, choix des photos)
- Gestion des dossiers sécurité pour chaque production en lien avec les ateliers décors et le chargé HSE (établissement des plans de service sécurité spectacles et affichage, mise en forme du dossier sécurité matériaux)
- Etablissement des fiches de production en lien avec le Secrétariat général
- Alimentation du logiciel Dièse des maquettes décors et costumes
- Suivi du fichier des productions répertoire (stockées, déclassées, coproductions)
- Structuration et valorisation de la mémoire des activités et des collaborations, classements et archivages (papier et numérique)

Logistique et déplacements
- Etablissement des plans de déplacements en lien avec l'attaché.e de direction technique
- Réservation des nuitées d'hôtel, et établissement des notes d'hébergements pour le personnel des services techniques
- Etablissement des demandes de défraiements et états de frais dans le cadre des déplacements
- Rédaction du plan de déplacement des véhicules
- Transmission des notes et plans aux CDS
- Suivi de la facturation des hôtels

Assistanat de la direction technique
- Rédaction de divers documents, notes, courriers, comptes rendus, synthèses et bilans, etc
- En charge de la création des accès aux comptes MyDièse pour le personnel intermittent dans le logiciel de planification et gestion des temps (Dièse)
- Gestion des fournitures et commandes du matériel de bureau
- Assistanat de la direction technique, réservation de rendez-vous et de déplacements
- De manière générale, travaille en lien étroit avec l'attaché.e de direction technique

FORMATION ET EXPERIENCE REQUISE :
Formation en secrétariat, gestion, administration, niveau Bac +2 minimum
Première expérience (minimum 2 ans) dans le secteur culturel et du spectacle vivant, si possible dans un service technique.

Experience : Débutant accepté

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.