Responsable du Protocole H/F - Ville de Vanves

MISSIONS
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en oeuvre les règles protocolaires dans l'organisation des événements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d'anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.ACTIVITES
Préparation et organisation des cérémonies patriotiques
Préparation et organisation de diverses manifestations et réceptions
- Réception des nouveaux Vanvéens et citoyens d'honneur
- Réception du personnel communal
- Spectacle et goûter pour le noël des enfants du personnel communal
- Remise des diplômes de la médaille du travail + Vanvéens à l'honneur
- Préparation des dossiers et remise des distinctions honorifiques
- Réception des « naturalisés »
- Remise de distinctions honorifiques
- Remise des diplômes du Baccalauréat
- Inaugurations
- Management des équipes de serveurs
- Lien étroit avec les associations patriotiques
- Rédaction de courriers
- Commande des cadeaux protocolaires

Gestion des salles municipales

Gestion du stock
- Achat des boissons, gâteaux et fournitures jetables
- Préparation des buffets, cocktails et vins d'honneur

Comptabilité sur budget Protocole
- Élaboration du budget
- Bon de commande
- Factures
- Suivi des dépenses par une comptabilité analytique
- Déplacements extérieurs pour achat ou location de fournitures et matériels pour les manifestations

COMPÉTENCES
* Esprit de synthèse
* Qualités rédactionnelles
* Diplomatie et intérêt pour l'échange avec les anciens combattants et les services
* Réactivité et adaptabilité
* Très bon niveau d'expression
* Discrétion professionnelle
* Grande disponibilité (horaires avec amplitudes variables en soirée, WE et jours fériés)