Chargé de Gestion Copropriétés H/F - Altemed

Nous recherchons notre Chargé(e) de gestion copropriétés H/F - en CDI - au sein de l'entité ACM Habitat by Altémed.

Vous serez rattaché(e) à la Direction Gestion du Patrimoine d'ACM HABITAT.

Vos principales missions :

1- Missions administratives

Organiser, convoquer et tenir les Conseils Syndicaux (CS) et les Assemblées Générales (AG) :
Préparer le budget en lien avec la clôture des comptes réalisée par le comptable.
Rédiger l'ordre du jour et les convocations.
Animer les réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer leur diffusion.
Classer les documents, tenir les registres à jour et assurer l'archivage.
Réaliser et suivre l'immatriculation des copropriétés sur le fichier national.
Mettre à jour et contrôler le carnet d'entretien.
Numériser et archiver les documents dans la GEIDE.
Garantir la mise en oeuvre des décisions votées en assemblée générale

2 -Gestion et suivi des dossiers

Réaliser les visites des copropriétés et rédiger les comptes rendus de visites contractuelles (mandat).
Gérer la relation client (accueil téléphonique, physique et échanges par mail).
Saisir et suivre les événements, y compris post-CS et post-AG.
Commander les prestation et travaux et en assurer le bon déroulement.
Suivre administrativement les contrats : échéances, renouvellements, demandes d'avoir en cas de défaillance.
Demander la création de nouveaux fournisseurs à la comptabilité.
Suivre les télérelèves et détecter d'éventuelles fuites.
Assurer le suivi des procédures juridiques en cours (impayés, conflits, non-respect du marché).
Rédiger les comptes-rendus de visites de copropriétés contractuelles (mandat).
Coordonner les interventions techniques avec les prestataires et le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Assurer la correspondance et entretenir la relation avec les clients, prestataires et lors de conflits potentiels.

3- Suivi comptable et budgétaire

Elaborer et suivre le budget prévisionnel des immeubles gérés.
Présenter le budget aux assemblées.
Suivre les engagements et assurer une veille budgétaire.
Saisir les index avant clôture et engager les actions correctives nécessaires.
Etablir et suivre les appels de fonds : établir, vérifier, diffuser et suivre les encaissements.
Surveiller les impayés mensuellement et signaler les situations critiques.
Réaliser les pré-états datés et états datés en lien avec le comptable.
- Viser les factures de niveau 1.
Assurer la facturation et le recouvrement des charges auprès des copropriétaires.

4 - Gestion des sinistres

Déclarer les sinistres sur ICS en collaboration avec le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Participer aux expertises et assurer le suivi des dossiers et des indemnisations en collaboration avec le Chargé de gestion Technique de copropriétés.
Assurer la coordination des travaux en concertation avec le Responsable du service syndic en veillant au respect des délais, consignes de sécurité et de la qualité des réalisations.
Relancer les assurances si nécessaire.
Suivre le versement des indemnités etc.

5- Autres missions

Participer aux mises en copropriété des réalisations d'ACM HABITAT.
Décliner la politique de communication du syndic.
S'impliquer activement dans le maintien de la certification NF HABITAT Syndic Engagé.
Assurer le suivi des procédures judiciaires.
Accompagner l'application des politiques de gestion du patrimoine.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Code des marchés publics, Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Autres activités de soutien aux entreprises n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.