Assistant Administratif et Scientifique H/F - Fondation Jean Jacques Laffont TSE

Toulouse School of Economics (TSE) est un Grand Etablissement de recherche et d'enseignement en sciences économiques, de rang mondial, adossé à l'Université Toulouse Capitole (UTC). Il regroupe 200 chercheurs français et étrangers ainsi qu'une centaine de doctorants, des ingénieurs, cadres, technicien(ne)s et assistant(e)s. Le Grand Etablissement TSE forme plus de 2000 étudiants.

La Fondation Jean-Jacques Laffont - TSE abrite deux autres fondations sous son égide :
- L'INSTITUTE for ADVANCED STUDY in TOULOUSE (IAST), un centre de recherche en sciences sociales
- TSE-PARTENARIAT, dédié à la recherche partenariale en sciences économiques.

Le bâtiment TSE est situé dans le centre historique de Toulouse, au confluent de la Garonne et du canal de Brienne, 1 Esplanade de l'Université, 31000 Toulouse.Dans le cadre de l'organisation et le déploiement de nombreux événements et conférences prévus pour la fin d'année 2025 et 2026, un renfort temporaire est nécessaire.

Sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale de la Fondation et placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle de la Secrétaire Générale du Pôle Recherche, vous assurez l'organisation des manifestations scientifiques et le suivi administratif des groupes de chercheurs.

Missions :
- Mettre en ligne sur les sites web, les informations relatives aux événements : annonce, programme, inscriptions en ligne,
- Assurer la logistique des événements (conférences) : organisation de la restauration, coordination des activités extrascientifiques, interactions avec les prestataires, édition des documents, accueil des participants,
- Créer et mettre à jour les publications des chercheurs sur le web TSE,
- Préparer les notes de frais des chercheurs dans le respect des procédures en vigueur,
- Utiliser le CRM interne pour diffuser les annonces des conférences et gérer et actualiser les bases de contacts,
- Organiser les déplacements des chercheurs, de leurs doctorants, de leurs visiteurs et co-auteurs (réservations de voyages, inscriptions à des conférences, etc.),
- Apporter un appui administratif aux chercheurs Assister administrativement les chercheurs (gestion d'agendas, organisation de réunions, saisie de courriers, d'articles ou de cours, recherche documentaire, de diaporamas, soumission de référence mise à jour de la page web du site TSE,
- Participer occasionnellement à certaines tâches administratives : permanence courrier et accueil téléphonique et physique en l'absence de l'Agent Accueil & Logistique, orientation des chercheurs et visiteurs.

Liste des missions non exhaustive, pouvant être amenée à évoluer.

Vous évoluerez dans un cadre professionnel tourné vers l'excellence scientifique (enseignement et recherche).

- Diplômé de niveau III ou équivalent (Bac +2),
- Expérience dans l'Enseignement supérieur exigée,
- Expérience de 2/3 ans sur un poste similaire,
- Bon niveau d'anglais écrit et oral souhaité,
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, PowerPoint, CRM, Access, etc.)
- Expérience dans la gestion, la coordination et le suivi d'événements et conférences,
- Capacité de synthèse et de rédaction.

Nous valorisons les compétences, mais aussi la singularité de chaque personne. Ce poste est ouvert à toutes et tous, y compris aux talents en situation de handicap.