Chargé d'Accueil et de Gestion des Espaces de Travail H/F - Cadres en Mission

Le groupe CADRES EN MISSION, créé en 1999, acteur majeur du secteur du portage salarial, accompagne le développement professionnel de consultants, formateurs, managers de transition et leur fournit un certain nombre de services, dans un environnement totalement digitalisé. Rejoignez nos équipes passionnées dans un secteur d'activité en pleine croissance !L'ENTREPRISE :
Le groupe Cadres en Mission, acteur majeur du secteur du portage salarial, conseil, formation, management de transition, accompagne sa forte croissance en France & international en conservant une culture d'entreprise forgée sur ses valeurs d'accompagnement & excellence.
Le 144 est un espace de type Centre d'affaires dans un immeuble de bureaux récemment rénovés de près 2000 m² proposant une multitude de services de domiciliation, location de bureaux, salles de réunion, espace de coworking en open-space, permettant d'accueillir des entreprises, startups, freelances, entrepreneurs nomades, formateurs.

LE POSTE :
Vous aimez polyvalence & adaptabilité ? Vous avez une aisance relationnelle naturelle & sens de l'organisation ? Vous avez envie de contribuer à donner des réponses fiables à des besoins Clients, contribuer au développement de cet espace dynamique, ce poste est pour vous !

Vos principaux objectifs seront de :
- Assurer gestion opérationnelle, commerciale, relationnelle des espaces de travail
- Garantir un accueil de qualité & expérience client optimale
- Contribuer activement à la bonne tenue des espaces, suivi administratif, valorisation des offres, en lien avec les services du groupe
- Être garant de la satisfaction Clients

Vos missions seront :

Accueil téléphonique & physique
- Assurer ouverture et/ou fermeture des locaux selon planning défini
- Préparer salles selon demandes clients
- Accueil téléphonique, mise à jour des statistiques d'appels pr la Direction
- Accueil physique visiteurs & clients; orientation vers lieux réservés
- Gestion & Suivi des demandes internes & externes de réservations de salles; remise de clés
- Gestion courrier entrant & sortant
- Mise à jour annuaire entreprise, fiches d'arrivées de salariés
- Préparation & gestion des badges d'accès
- Traitement boîte mail « contact »

Gestion des espaces (bureaux privatisés & partagés, salles de réunion, Coworking, réfectoire) :
- Promouvoir espaces avec offres adaptées à chaque besoin
- Répondre aux demandes de visites
- Gérer aspects administratifs, financiers : devis, contrats, réservations, facturations, règlements, relances des impayés.
- Suivre dossiers clients & mise à jour régulière pour rester conformes
- Suivre commercialisation espaces (taux d'occupation, concrétisation, retours clients), remonter besoins identifiés sur le terrain pour adapter offre, visibilité, actions promotionnelles avec la personne chargée de la Commercialisation
- Veiller à la bonne tenue des espaces, matériels, outils de travail
- Répondre aux sollicitations des clients, instaurer relation de confiance & proximité
- Participer à organiser événements favorisant synergies & échanges entre clients (petits déjeuners, afterwork, conférences, etc.)

Missions complémentaires :
- Contribuer à gérer les frais généraux
- Suivre stocks fournitures, commandes fournisseurs
- Participer à la mise à jour des procédures internes, outils de suivi utilisés

PROFIL recherché : compétences requises :
- Disponibilité, sens du service client
- Esprit d'équipe, altruisme
- Anticipation, autonomie, réactivité
- Ecoute, analyse, pédagogie
- Rigueur, ponctualité, régularité

Parcours intégration & formation sur mesure élaboré à votre arrivée avec les équipes pour vous accompagner au mieux dans votre prise de poste dans le but d'acquérir de l'autonomie dans la réalisation de vos missions.
CDI 39h à pourvoir pour le 13/10.
Participation abonnements transports publics, vélo, covoiturage ; Tickets restaurants ; carte Cezam ; RTT après 1 an d'ancienneté

Une fois votre candidature retenue, vous serez contacté.e par téléphone. Si nos attentes respectives sont en phase, nous nous rencontrerons à l'occasion d'entretien(s) afin de mieux se connaître, échanger sur votre parcours, aspirations professionnelles, au regard du poste proposé, missions, futur environnement de travail.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Garantir un suivi administratif, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Analyse des besoins des clients, Assurer la gestion administrative d'une activité, Établir des devis, contrats, facturations, Mettre à jour dossiers, bases de données, Faire preuve d'écoute, disponibilité,Ponctualité, Organiser son travail selon priorités & besoins

Langues : Français exigé

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion