Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Biotope

Depuis bientôt 30 ans, le Groupe Biotope est le premier acteur privé français de l'ingénierie écologique et de la conservation de la nature. Composé de 21 agences en France et en Outre-Mer, ainsi que 11 filiales françaises, européennes et internationales, le Groupe réunit, à ce jour, la plus grande équipe européenne d'écologues experts et passionnés.Votre objectif est de faire de votre passion un métier ? Chez Biotope nous avons ce qu'il vous faut !

Depuis plus de 30 ans, Biotope a l'ambition de faire évoluer les pratiques et d'accompagner les acteurs dans
l'évaluation des impacts directs et indirects de leurs projets sur la biodiversité. Nos implantations en France
Métropolitaine, en Outre-Mer et à l'international nous permettent d'intervenir en local dans un cadre de travail
favorisant le partage de la connaissance, la proximité et la convivialité.
Notre indépendance, c'est notre force ! Nous travaillons sur des projets divers et variés ce qui vous permettra
d'élargir votre éventail de compétences et de réaliser vos missions dans des milieux naturels exceptionnels.
A compétences égales, toutes les candidatures dont celles de personnes en situation de handicap, seront étudiées.

Intégrer Biotope, c'est également participer au quotidien à la structuration et à l'amélioration des processus qualité,
ainsi qu'à la gestion des aspects santé / sécurité / environnement. Chacun d'entre nous, équipe comme manager,
est un acteur essentiel de ces engagements, de leurs efficacités et de leurs améliorations.

Si ces valeurs ont du sens, rejoignez l'aventure Biotope !

Contexte du poste

Rattaché(e) notre département Biotope Technologies situé à Sète (34), vous intégrez une Business Unit qui conçoit, développe et commercialise des produits industriels tels que des coffrets acoustiques, des dispositifs de caméra., à destination des secteurs aéroportuaires, industriels et énergétiques.

Notre équipe composée de 7 collaborateurs, accompagne également nos bureaux d'études dans la gestion des projets portés par Biotope.

Notre objectif est d'améliorer nos installations et développer de nouveaux produits en lien avec les études Avifaune, et l'éolien terrestre & Offshore, ainsi que des outils informatiques intégrant l'IA tout en coopérant avec nos partenaires allemands.

Missions principales
Rattaché(e) à l'Adjointe de la Responsable de site, vous l'assisterez sur différents volets tels que l'administratif, le suivi des achats, la gestion des commandes clients, la facturation client. Vous participerez également à la mise en place d'un nouveau logiciel de gestion et contribuerez activement aux actions nécessaires à la certification ISO.

Vos missions seront les suivantes :

Assistanat administratif général
- Soutien administratif à l'équipe
- Tâches administratives courantes : courrier, classement, archivage, réservations, comptes-rendus
- Accueil physique et téléphonique (clients, partenaires, prestataires).

Assistanat opérationnel - Achats & Logistique
- Assistanat administratif sur la gestion des achats, réalisation des demandes d'achat (DA).
- Aide à la gestion du matériel et des fournitures
- Collaboration avec le service comptable pour le traitement des factures.
- Soutien ponctuel sur des actions logistiques (ex : étiquetage, suivi stocks, expéditions).

Assistanat commercial - Vente
- Emission et suivi des devis (logiciel)
- Suivi des commandes clients.
- Facturation client et interface avec les services internes.

Participation à la mise en place d'un nouveau système de gestion :
- Saisie des données et intégration de données
- Aide à l'organisation des documents
Contribution aux démarches de certification ISO :
- Participation à la mise en place de procédures
- Aide à l'organisation des documents,

Profil, connaissances et expériences recherchés
- De formation Bac +2/3 minimum (assistant(e) polyvalent(e)), vous bénéficiez d'une expérience professionnelle similaire d'au moins 1 ans
- Vous avez déjà travaillé avec un ERP, et vous savez vous adapter aux outils informatiques.

Qualités professionnelles requises
- Rigoureux(se) - vous savez gérer les priorités et respecter les délais
- Vous avez travaillé sur des logiciels de gestion (stock, commandes, facturation) / ERP.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.