Secrétaire EHPAD et Accueil de Jour H/F - Residence la Bruyere

Située à Rueil-Malmaison, notre EHPAD spécialisée dans l'accueil des personnes ayant la maladie d'Alzheimer et troubles apparentés, accueille 105 résidents dans un cadre chaleureux, sécurisé et bienveillant. Soucieux d'assurer un accompagnement de qualité aux personnes âgées, nous mettons également un point d'honneur à garantir un accueil professionnel et humain aux familles, dès les premiers contacts.
Nous recherchons un(e) Secrétaire pour renforcer notre équipe d'accueil et de gestion. Sous la responsabilité de la Direction, vous serez un maillon essentiel dans le bon fonctionnement administratif et commercial de l'établissement.

Vous interviendrez sur les volets suivants :
- Accueil & Administration générale :
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et partenaires
Traitement des courriers, e-mails et diverses demandes administratives
Suivi et gestion des réclamations clients en lien avec les équipes concernées
Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi administratif des dossiers résidents :
Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs des résidents
Suivi des contrats de séjour, avenants et documents réglementaires
Gestion de la facturation mensuelle des séjours et des prestations annexes (téléphonie, blanchisserie, etc.)
Coordination avec la comptabilité pour le suivi des paiements et relances
- Relation commerciale & gestion des prospects :
Prise en charge des demandes d'information (téléphone, site internet, e-mail.)
Planification, accueil et conduite des visites des familles
Suivi des prospects dans le CRM : relances, envois de devis, reporting
Participation active à l'optimisation du taux d'occupation de l'établissement

CE QUE NOUS OFFRONS :
Un environnement de travail humain et bienveillant
Des missions variées alliant accueil, administratif et relationnel
Une équipe encadrante soudée et professionnelle
Des horaires stables et compatibles avec la vie personnelle
Un cadre agréable au sein d'un établissement reconnu pour la qualité de son accompagnement

POSTE À POURVOIR AU 1ER SEPTEMBRE :
- CDI Temps plein
- Rémunération à partir de 2100 Euros brut
- Reprise d'ancienneté possible
- Majoration des jours fériés
- Restauration sur place pour 3€30
- Parking sur place
- Proximité bus et RER A

Profil recherché :
Expérience souhaitée dans un poste similaire en structure médico-sociale (idéalement en EHPAD), de santé ou en établissement d'accueil
Excellente présentation et sens de l'accueil, avec une forte empathie et diplomatie
Aisance relationnelle et sens de l'écoute et du service
Rigueur, organisation et autonomie dans la gestion des dossiers
Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à prioriser
Capacité à travailler en équipe
Sens commercial développé : savoir accompagner, convaincre et instaurer une relation de confiance avec les familles
Très bonne expression écrite et orale
Maîtrise des outils informatiques, notamment Pack Office (Excel, Word, Power point.), Outlook, logiciels de gestion (type CRM ou ERP), outils de facturation

Experience : 2 An(s)

Compétences : Accueil physique et téléphonique, Saisie informatique,Polyvalence, Suivi de plannings, Orienter et conseiller les patients et familles

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.